Kancelaria

Elektroniczny obieg faktur i dokumnetów dla platformy Office 365.

Elektroniczny obieg faktur i dokumentów dla Office 365. Możliwość obsługi aplikacji w Microsoft Teams.

Narzędzie pozwala na rejestrację faktur a także korespondencji tradycyjnej, która dociera do firmy oraz jest z niej wysyłana. Dzięki aplikacji Obieg Faktur możesz uporządkować i zautomatyzować obieg dokumentacji finansowej i korespondencji w Twojej firmie. Nie musisz inwestować w dodatkowe licencje. Obsługa obiegu dokumentów realizowana jest na bazie twojego środowiska Office 365 (Microsoft 365).

Najważniejsze zalety

  • Elektroniczna rejestracja faktur, dokumentów finansowych oraz korespondencji przychodzącej i wychodzącej
  • Dekretacja dokumentów do wyznaczonych osób w firmie
  • Przypomnienia i powiadomienia w formie mailowej
  • Zdalny dostęp do wszystkich dokumentów na różnych urządzeniach 
  • Obsługa w ramach posiadanych licencji Office 365  
  • Łatwość obsługi narzędzia, znajome środowisko Office 365
  • Szybkie wdrożenie narzędzia (około 3 tygodni w wersji bez zmian funkcjonalnych)
  • Możliwa rozbudowa funkcjonalna 

 obieg korespondencji systeo

Dla kogo

Dla działu administracji, sekretariatu, kancelarii w firmie, działu finansowegocałej firmy 

Opis

Elektroniczny obieg dokumentów dla platformy Office 365. Aplikacja pozwala na rejestrację faktur, dokumentów finansowych a także całej korespondencji przychodzącej i wychodzącej w firmie.

Dokumenty w aplikacji  rejestrowane są za pomocą formularza. Osoba odpowiedzialna za rejestrację dokumentu dołącza zeskanowany dokument w formie pliku a następnie wskazuje rodzaj dokumentu (faktura / pozostałe dokumenty) i uzupełnia określone dla danego rodzaju dokumentu informacje. Po zarejestrowaniu dokumentu w aplikacji osoba rejestrująca przekazuje go do dekretacji dwskazanej osoby merytorycznej. Aplikacja Obieg Faktur zawiera moduł Kontrahent, który pozwala na rejestrację nadawców i odbiorców dokumentów. Pozwala to na wybór danych kontrahenta bez konieczności wpisywania ich ponownie.

W przypadku dekretacji faktury zostaje ona przekazywana w kolejnych krokach do kontroli przez Dyrektora Finansowego a następnie do Członka ZarząduPo dekretacjikontroli faktury i jej akceptacji na wszystkich poziomach, zostaje ona ponownie przesłana do sekretariatu. Osoba w sekretariacie oznacza fakturę jako dokument do wysłania do zewnętrznej firmy księgowej a po jego wysłaniu oznacza go na liście jako wysłany. Firma księgowa ma określony czas na potwierdzenie w aplikacji otrzymania fizycznego dokumentu, ma ona także wgląd do dekretacji oraz komentarzdo poszczególnych dokumentów. W przypadku braku potwierdzenia otrzymania dokumentu aplikacja wygeneruje powiadomienie do sekretariatu.

W przypadku rejestracji korespondencji przychodzącej przez osobę w sekretariacie dokument zostaje przesłany do wyznaczonej osoby merytorycznej.  Osoba ta oprócz uzupełnienia danych na temat dokumentu będzie miała możliwość oznaczenia zapoznania się z dokumentem, przekazania go do dekretacji do innej osoby bądź udostępnienia dokumentu innym pracownikom w firmie

Każdy z pracowników ma możliwość zarejestrowania nowego dokumentu wychodzącego. Po zarejestrowaniu korespondencji wychodzącej i uzupełnieniu danych wraz z załącznikiem pracownik będzie miał możliwość przesłania informacji do sekretariatu wraz z prośbą o wysłanie dokumentu do wskazanego lub wskazanych kontrahentów bądź przekazania do dekretacji i skorygowania dokumentu przed wysłaniem do wyznaczonej osoby czy też udostępniania dokumentu innym osobom w firmie. 

Użytkownicy mogą także uruchamiać i korzystać z aplikacji z poziomu Microsoft Teams.