Rozliczanie Delegacji

System do rozliczania delegacji online pozwala zarówno na rozliczanie delegacji krajowych, jak i rozliczanie delegacji zagranicznych przez pracowników z dowolnego urządzenia i miejsca na świecie z dostępem do Internetu. Nasz system do rozliczania delegacji podobnie jak inne nasze rozwiązania jest częścią Microsoft 365 (Office365). Aplikacja Rozliczanie Delegacji jest dostępna dla użytkowników z poziomu Microsoft Teams. Dzięki naszej aplikacji Rozliczanie Delegacji firmy mogą zrezygnować z tradycyjnego sposobu zarówno wnioskowania jak rozliczania delegacji. System ewidencji delegacji jest bardzo intuicyjny, a samo rozliczenie delegacji łatwe do wykonania nawet dla osób, które nie znają procesu. Aplikacja Rozliczanie Delegacji może być zintegrowana z innym naszym narzędziem E-Karta Obecności. Dzięki temu oba moduły mogą synchronizować informacje o nieobecnościach pracowników w firmie. Integracja aplikacji Rozliczanie Delegacji z Elektroniczną Kartą Obecności pozwala zaoszczędzić jeszcze więcej czasu i usprawnić poszczególne procesy oraz uniknąć pomyłek.

Zadaniem aplikacji Rozliczanie Delegacji jest umożliwienie składania elektronicznych wniosków o podróż służbową przez pracowników oraz rozliczanie delegacji zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. W wersji standardowej nasz system do rozliczania delegacji wspiera 5 rodzajów podróży służbowych. Dodatkowo program do ewidencji delegacji wspiera rozliczanie transportu prywatnego. Do aplikacji Rozliczanie Delegacji administrator/dział HR może dodać nowe pojazdy służbowe, które są wykorzystywane do podróży służbowych. Nasz system do rozliczania delegacji automatycznie wylicza diety delegacji dla pracownika zgodnie ze stawkami obowiązującymi w danym kraju oraz w odpowiedniej walucie. W wersji PRO aplikacja do rozliczania delegacji automatycznie pobiera średnie kusy walut i przelicza je na wartości w PLN. Do aplikacji Rozliczanie Delegacji można dodać różnego rodzaju koszty i rachunki również z poziomu zdjęć wykonanych za pomocą telefonu komórkowego. Ważnym usprawnieniem naszego systemu do rozliczania delegacji jest możliwość wczytania listy transakcji bez pośrednio z firmowej karty kredytowej do aplikacji Rozliczanie Delegacje. Funkcjonalność ta zabezpiecza użytkownika przed ominięciem kosztu przy rozliczeniu delegacji.

W pierwszym kroku osoba planująca wyjazd tworzy w aplikacji Rozliczanie Delegacji wniosek o delegację, na którym definiuje podstawowe parametry wyjazdu. Oprócz określenia podstawowych parametrów takich jak cel, zlecający rodzaj delegacji (krajowa/zagraniczna) można także wnioskować o pomoc w organizacji wyjazdu przez osoby z działu administracji przy zakupie biletów, rezerwacji samochodu czy noclegu. Aplikacja umożliwia także zawnioskowanie o zaliczkę na wyjazd, w takim przypadku prośba ta jest wysyłana w naszym systemie rozliczania delegacji online do zdefiniowanych osób. Następnie na wniosku definiowane są etapy podróży oraz rodzaj transportu.
W kolejnym kroku formularz delegacji zostaje przesłany do osoby zlecającej wyjazd, przez którą powinien on zostać zaakceptowany. Jeśli we wniosku była zaznaczona opcja wsparcia w organizacji wyjazdu, osoba odpowiedzialna za ten etap do wniosku w aplikacji Rozliczanie Delegacji dodaje ważne informacje na temat wyjazdu jak numer lotu, link do biletu czy informacje o rezerwacji hotelu.
Po powrocie z wyjazdu, osoba będąca w delegacji będzie mogła rozliczyć wyjazd za pomocą naszego systemu rozliczania delegacji online. Jeśli wyjazd był zagraniczny aplikacja Rozliczanie Delegacji sama ustali wysokość i walutę diety dla danego kraju oraz policzy należną kwotę na bazie informacji o datach i godzinach poszczególnych etapów podróży służbowej. Do aplikacji Rozliczanie Delegacji będzie można za pomocą komputera lub zdjęć wykonanych telefonem dodać rachunki i koszty wyjazdów. Oprócz tego będzie można zdefiniować elementy wyjazdu zapewnione przez pracodawcę co również wpływa na wysokość rozliczenia. Rozliczenie delegacji jest wysyłane do osób, które dokonują rozliczeń z pracownikami.
W aplikacji Rozliczanie Delegacji można dodać również listę samochodów służbowych, wartości diet dla poszczególnych krajów, dodatkową wartość do poszczególnych diet ponad to co zapewnia ustawa.

Nowa aplikacja Rozliczanie Delegacji w standardzie zapewnia obsługę wyjazdów służbowych i ich rozliczenia. Nasz system do rozliczania delegacji obsługuje zarówno wyjazdy krajowe jak i zagraniczne. W aplikacji Rozliczanie Delegacji dostępne są informacje o zdefiniowanych samochodach służbowych, prywatnych, wysokościach diet dla poszczególnych krajów oraz ich walut. W wersji PRO aplikacja Rozliczanie Delegacji ma możliwość integracji bezpośrednio z kursami NBP. Oprócz tego nasz system do rozliczania delegacji w wersji PRO umożliwia dodawanie kosztów wyjazdu jako zdjęć rachunków wykonanych telefonem komórkowym. Istnieje także możliwość importu listy transakcji ze służbowej karty kredytowej. Mimo tego, że rozwiązanie Rozliczanie Delegacji jest wdrożone w Państwa środowisku Office 365, istnieje możliwość integracji lub przekazywania danych o rozliczaniach delegacji do systemów FK, będących poza środowiskiem Office lub do firm trzecich wspierających Państwa procesy rozliczeniowe. Aplikacja Rozliczanie Delegacji jest częścią naszych innych rozwiązań wspierających procesy kadrowe w firmach. E-Delegacje mogą działać i wymieniać dane np. z aplikacją E-Karta Obecności. Taka integracja umożliwia automatyczne pojawienie się wszystkich zaakceptowanych wyjazdów w elektronicznej karcie obecności pracownika. Cały proces wdrożenia i uruchomienia aplikacji Rozliczanie Delegacji u Zamawiającego jest prowadzony przez Project Managera, który nadzoruje proces wdrożenia, aby przebiegł on sprawnie i efektywnie. Project Manager pomoże Państwu uruchomić aplikację Rozliczanie Delegacji, przypilnuje proces importu danych i przeszkoli opiekunów aplikacji. W przypadku dodania nowych funkcjonalności do systemu do rozliczania delegacji doradzi Państwu także najbardziej optymalne rozwiązania, będzie uczestniczył w konsultacjach, a następnie w uruchomieniu nowych mechanizmów aplikacji Rozliczanie Delegacji.