Aplikacja Rozliczanie Delegacji
wspierająca wyjazdy służbowe dla
Microsoft 365
PRACA HYBRYDOWA
Rozliczanie Delegacji
Aplikacja Rozliczenie Delegacji służbowych dla Microsoft Teams i Microsoft 365.
System do rozliczania delegacji online pozwala zarówno na rozliczanie delegacji krajowych, jak i rozliczanie delegacji zagranicznych przez pracowników z dowolnego urządzenia i miejsca na świecie z dostępem do Internetu. Nasz system do rozliczania delegacji podobnie jak inne nasze rozwiązania jest częścią Microsoft 365 (Office365). Aplikacja Rozliczanie Delegacji jest dostępna dla użytkowników z poziomu Microsoft Teams. Dzięki naszej aplikacji Rozliczanie Delegacji firmy mogą zrezygnować z tradycyjnego sposobu zarówno wnioskowania jak rozliczania delegacji. System ewidencji delegacji jest bardzo intuicyjny, a samo rozliczenie delegacji łatwe do wykonania nawet dla osób, które nie znają procesu. Aplikacja Rozliczanie Delegacji może być zintegrowana z innym naszym narzędziem E-Karta Obecności. Dzięki temu oba moduły mogą synchronizować informacje o nieobecnościach pracowników w firmie. Integracja aplikacji Rozliczanie Delegacji z Elektroniczną Kartą Obecności pozwala zaoszczędzić jeszcze więcej czasu i usprawnić poszczególne procesy oraz uniknąć pomyłek.
Zadaniem aplikacji Rozliczanie Delegacji jest umożliwienie składania elektronicznych wniosków o podróż służbową przez pracowników oraz rozliczanie delegacji zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. W wersji standardowej nasz system do rozliczania delegacji wspiera 5 rodzajów podróży służbowych. Dodatkowo program do ewidencji delegacji wspiera rozliczanie transportu prywatnego. Do aplikacji Rozliczanie Delegacji administrator/dział HR może dodać nowe pojazdy służbowe, które są wykorzystywane do podróży służbowych. Nasz system do rozliczania delegacji automatycznie wylicza diety delegacji dla pracownika zgodnie ze stawkami obowiązującymi w danym kraju oraz w odpowiedniej walucie. W wersji PRO aplikacja do rozliczania delegacji automatycznie pobiera średnie kusy walut i przelicza je na wartości w PLN. Do aplikacji Rozliczanie Delegacji można dodać różnego rodzaju koszty i rachunki również z poziomu zdjęć wykonanych za pomocą telefonu komórkowego. Ważnym usprawnieniem naszego systemu do rozliczania delegacji jest możliwość wczytania listy transakcji bez pośrednio z firmowej karty kredytowej do aplikacji Rozliczanie Delegacje. Funkcjonalność ta zabezpiecza użytkownika przed ominięciem kosztu przy rozliczeniu delegacji.
Dla Ms Teams
Aplikacja Rozliczanie Delegacji dostępna również z poziomu aplikacji MS Teams
Automatyczne rozliczanie delegacji
Nasz system do rozliczania delegacji umożliwia automatyczne naliczenie diet krajowych i zagranicznych oraz łatwe rozliczenie kosztów delegacji
Integracja z systemem FI
Możliwość dekretacji i eksportu kosztów z rozliczeń delegacji do systemów finansowo-księgowych
Import kosztów
Import i łatwe rozliczenie kosztów delegacji ze służbowej karty kredytowej do aplikacji Rozliczanie Delegacji
Rozliczanie Delegacji - Opis Aplikacji
W pierwszym kroku osoba planująca wyjazd tworzy w aplikacji Rozliczanie Delegacji wniosek o delegację, na którym definiuje podstawowe parametry wyjazdu. Oprócz określenia podstawowych parametrów takich jak cel, zlecający rodzaj delegacji (krajowa/zagraniczna) można także wnioskować o pomoc w organizacji wyjazdu przez osoby z działu administracji przy zakupie biletów, rezerwacji samochodu czy noclegu. Aplikacja umożliwia także zawnioskowanie o zaliczkę na wyjazd, w takim przypadku prośba ta jest wysyłana w naszym systemie rozliczania delegacji online do zdefiniowanych osób. Następnie na wniosku definiowane są etapy podróży oraz rodzaj transportu.
W kolejnym kroku formularz delegacji zostaje przesłany do osoby zlecającej wyjazd, przez którą powinien on zostać zaakceptowany. Jeśli we wniosku była zaznaczona opcja wsparcia w organizacji wyjazdu, osoba odpowiedzialna za ten etap do wniosku w aplikacji Rozliczanie Delegacji dodaje ważne informacje na temat wyjazdu jak numer lotu, link do biletu czy informacje o rezerwacji hotelu.
Po powrocie z wyjazdu, osoba będąca w delegacji będzie mogła rozliczyć wyjazd za pomocą naszego systemu rozliczania delegacji online. Jeśli wyjazd był zagraniczny aplikacja Rozliczanie Delegacji sama ustali wysokość i walutę diety dla danego kraju oraz policzy należną kwotę na bazie informacji o datach i godzinach poszczególnych etapów podróży służbowej. Do aplikacji Rozliczanie Delegacji będzie można za pomocą komputera lub zdjęć wykonanych telefonem dodać rachunki i koszty wyjazdów. Oprócz tego będzie można zdefiniować elementy wyjazdu zapewnione przez pracodawcę co również wpływa na wysokość rozliczenia. Rozliczenie delegacji jest wysyłane do osób, które dokonują rozliczeń z pracownikami.
W aplikacji Rozliczanie Delegacji można dodać również listę samochodów służbowych, wartości diet dla poszczególnych krajów, dodatkową wartość do poszczególnych diet ponad to co zapewnia ustawa.
W kolejnym kroku formularz delegacji zostaje przesłany do osoby zlecającej wyjazd, przez którą powinien on zostać zaakceptowany. Jeśli we wniosku była zaznaczona opcja wsparcia w organizacji wyjazdu, osoba odpowiedzialna za ten etap do wniosku w aplikacji Rozliczanie Delegacji dodaje ważne informacje na temat wyjazdu jak numer lotu, link do biletu czy informacje o rezerwacji hotelu.
Po powrocie z wyjazdu, osoba będąca w delegacji będzie mogła rozliczyć wyjazd za pomocą naszego systemu rozliczania delegacji online. Jeśli wyjazd był zagraniczny aplikacja Rozliczanie Delegacji sama ustali wysokość i walutę diety dla danego kraju oraz policzy należną kwotę na bazie informacji o datach i godzinach poszczególnych etapów podróży służbowej. Do aplikacji Rozliczanie Delegacji będzie można za pomocą komputera lub zdjęć wykonanych telefonem dodać rachunki i koszty wyjazdów. Oprócz tego będzie można zdefiniować elementy wyjazdu zapewnione przez pracodawcę co również wpływa na wysokość rozliczenia. Rozliczenie delegacji jest wysyłane do osób, które dokonują rozliczeń z pracownikami.
W aplikacji Rozliczanie Delegacji można dodać również listę samochodów służbowych, wartości diet dla poszczególnych krajów, dodatkową wartość do poszczególnych diet ponad to co zapewnia ustawa.
Aplikacja Rozliczanie Delegacji - Nasza Propozycja
Wsparcie
Do każdego wdrożenia aplikacji Rozliczanie Delegacji oferujemy umowę serwisową, która zapewni nasze wsparcie
Wersja mobilna
Aplikacja do rozliczania delegacji posiada także wersję mobilną, która wpiera dodawanie zdjęć kosztów wyjazdów
Koszty
Opłata za aplikację Rozliczanie Delegacji jest jednorazowa i uzależniona jest od liczby użytkowników
Office365
Aplikacja Rozliczanie Delegacji jest przeznaczona dla środowiska Office 365. Dzięki temu nie musisz kupować kolejnych licencji, a wszystkie dane są w Twojej chmurze IT.
Integracja
Aplikacja Rozliczanie Delegacji w wersji PRO może automatycznie pobierać kursy walut oraz przesyłać informacje do systemów F-K
Ustawa
Aplikacja Rozliczanie Delegacji jest zgodna z rozliczeniami przyjętymi w ustawie dla delegacji krajowych i zagranicznych
Aplikacja Rozliczanie Delegacji wersja 5.0
Nowa aplikacja Rozliczanie Delegacji w standardzie zapewnia obsługę wyjazdów służbowych i ich rozliczenia. Nasz system do rozliczania delegacji obsługuje zarówno wyjazdy krajowe jak i zagraniczne. W aplikacji Rozliczanie Delegacji dostępne są informacje o zdefiniowanych samochodach służbowych, prywatnych, wysokościach diet dla poszczególnych krajów oraz ich walut. W wersji PRO aplikacja Rozliczanie Delegacji ma możliwość integracji bezpośrednio z kursami NBP. Oprócz tego nasz system do rozliczania delegacji w wersji PRO umożliwia dodawanie kosztów wyjazdu jako zdjęć rachunków wykonanych telefonem komórkowym. Istnieje także możliwość importu listy transakcji ze służbowej karty kredytowej. Mimo tego, że rozwiązanie Rozliczanie Delegacji jest wdrożone w Państwa środowisku Office 365, istnieje możliwość integracji lub przekazywania danych o rozliczaniach delegacji do systemów FK, będących poza środowiskiem Office lub do firm trzecich wspierających Państwa procesy rozliczeniowe. Aplikacja Rozliczanie Delegacji jest częścią naszych innych rozwiązań wspierających procesy kadrowe w firmach. E-Delegacje mogą działać i wymieniać dane np. z aplikacją E-Karta Obecności. Taka integracja umożliwia automatyczne pojawienie się wszystkich zaakceptowanych wyjazdów w elektronicznej karcie obecności pracownika. Cały proces wdrożenia i uruchomienia aplikacji Rozliczanie Delegacji u Zamawiającego jest prowadzony przez Project Managera, który nadzoruje proces wdrożenia, aby przebiegł on sprawnie i efektywnie. Project Manager pomoże Państwu uruchomić aplikację Rozliczanie Delegacji, przypilnuje proces importu danych i przeszkoli opiekunów aplikacji. W przypadku dodania nowych funkcjonalności do systemu do rozliczania delegacji doradzi Państwu także najbardziej optymalne rozwiązania, będzie uczestniczył w konsultacjach, a następnie w uruchomieniu nowych mechanizmów aplikacji Rozliczanie Delegacji.