Elektroniczne wnioski urlopowe - korzyści dla Twojej firmy
Elektroniczne wnioski urlopowe są wprowadzane w coraz większej liczbie firm. Dlaczego decydują się one na takie rozwiązanie? Nowoczesne systemy do składania wniosków urlopowych są szybsze od metod tradycyjnych i pozwalają każdej ze stron zaoszczędzić sporo czasu. Elektroniczne wnioski urlopowe zapewniają także przejrzystość planu urlopowego wszystkich pracowników, co eliminuje sytuację, w której ciągłość pracy zostaje przerwana przez nadmierną liczbę osób będących na urlopie w tym samym czasie. Jak jeszcze Twoja firma może skorzystać z wprowadzenia elektronicznych wniosków urlopowych?
- Dostęp do informacji w dowolnym miejscu i czasie
Każdy pracownik ma do wykorzystania odpowiednią pulę dni urlopowych. Natłok obowiązków oraz pośpiech powodują, że wiele osób nie jest w stanie zapamiętać, ile dni urlopowych już wykorzystało. Bez elektronicznego systemu urlopowego pracownicy są zmuszeni wysyłać maile, dzwonić do przełożonych, czy odwiedzać dział kadr, aby otrzymać potrzebne informacje. E-wnioski urlopowe pozwalają pracownikowi dotrzeć do tych danych błyskawicznie – wystarczy, aby zalogował się do aplikacji, a zobaczy bieżące informacje dotyczące puli dni urlopowych w całości, dni już wykorzystanych oraz tych, które mu pozostały z uwzględnieniem urlopu „na żądanie”. Co więcej, dane te są na bieżąco aktualizowane z uwzględnieniem weekendów oraz dni ustawowo wolnych od pracy.
- Ułatwienie w trybie hybrydowym
Elektroniczne wnioski urlopowe mogą być bardzo pomocne przy wprowadzeniu do firmy hybrydowego trybu pracy. Tradycyjne wnioski papierowe wymagają od pracowników posiadania drukarki oraz ręcznego dostarczania wniosków do przełożonych lub działu kadr. Może to być szczególnie kłopotliwe przy wykonywaniu obowiązków zdalnie w trybie Home Office. System do elektronicznych wniosków urlopowych jest jednym z narzędzi wspierających pracę w modelu hybrydowym. Pozwala na wysłanie e-wniosku o urlop jednym kliknięciem, w dowolnym miejscu i czasie. Co więcej, po zaakceptowaniu lub odrzuceniu wniosku przez przełożonego pracownik także zostanie powiadomiony o decyzji w aplikacji.
- Ciągła efektywność firmy
W okresie wakacji, ferii, czy świąt liczba wniosków urlopowych wpływających do kadr rośnie. Problem tworzy się szczególnie w średnich i dużych firmach, kiedy nie ma możliwości zapamiętania i szybkiego uzgodnienia urlopów planowanych przez wszystkich pracowników. Pracodawcy wiedzą, że każdy ma prawo do odpoczynku, ale nie mogą pozwolić na utratę ciągłości pracy w firmie. E-wnioski urlopowe zapobiegają sytuacji, w której pracownicy masowo udają się na urlop dzięki kalendarzowi urlopów. Daje on dostęp do Informacji kto i w jakim czasie udaje się na urlop i ułatwia pracodawcy podjęcie decyzji o zaakceptowaniu wniosku. Dzięki temu firma utrzymuje ciągłość pracy i wysoką efektywność.
- Kontrola formalności
Wielokrotnie zdarza się, że firma ma wiele oddziałów i oprócz dostarczania wniosku urlopowego do swojego przełożonego pracownik musi wysłać go do centrali. Jest to problematyczne nie tylko ze względu na wpisanie kolejnej rzeczy do listy „to do”, ale także przez błędy i niedokładności, jakie mogą się zdarzyć. Zawieruszenie się wniosku na poczcie, w firmie czy jego błędne wypełnienie może spowodować, że liczba dni wykorzystanych urlopowych nie będzie się zgadzać. Elektroniczne wnioski urlopowe mogą być wysyłane bezpośrednio do centrali, co zapobiega nie dopełnieniu kluczowych formalności.
Aplikacja Elektroniczne Wnioski Urlopowe Systeo365
Aby wyjść naprzeciw oczekiwaniom pracodawców, odciążyć pracowników oraz wesprzeć hybrydowy model pracy, firma Systeo proponuje Wam aplikację Elektroniczne Wnioski Urlopowe, która usprawnia obieg wniosków urlopowych w firmie. Aplikacja do sporządzania elektronicznych wniosków urlopowych jest częścią Microsoft 365 (Office 365) dlatego może być obsługiwana przez komunikator Microsoft Teams.
Ważnym elementem aplikacji Elektroniczne Wnioski Urlopowe jest to, że wypełnione elektronicznie wnioski są od razu zapisywane w systemie. Dzięki temu e-wnioski o urlop nigdy nie zaginą i będą dostępne dla działu kadr. Aplikacja Elektroniczne Wnioski Urlopowe umożliwia dopasowanie e-wniosku do rodzaju planowanego urlopu (np. urlop wypoczynkowy, okolicznościowy, macierzyński, ojcowski, rodzicielski, wychowawczy, bezpłatny) oraz wypełnienie elektronicznego wniosku o urlop na żądanie.
Aplikacja Elektroniczne Wnioski Urlopowe pozwala także na akceptację lub odrzucenie e-wniosku o urlop przez przełożonego, wycofanie złożonego wniosku przez pracownika firmy, a także na kontrolowanie puli dni urlopowych poprzez intuicyjny system uwzględniający weekendy i dni wolne od pracy.
Najważniejsze cechy i zalety aplikacji Elektroniczne Wnioski Urlopowe Systeo365:
- Zautomatyzowanie obiegu wniosków urlopowych firmie
- Możliwość dopasowania e-wniosku do rodzaju planowanego urlopu (np. urlop wypoczynkowy, okolicznościowy, macierzyński, ojcowski, rodzicielski, wychowawczy, bezpłatny)
- Trwałość elektronicznych wniosków urlopowych i zapisywanie wniosków w systemie firmy
- Możliwość zaakceptowania lub odrzucenia e-wniosku o urlop przez przełożonego
- Możliwość wycofania e-wniosku o urlop przez pracownika firmy
- Dostęp do bieżących danych dotyczących puli godzin urlopowych
- Automatyczny system liczący dostępne dni urlopowe z uwzględnieniem weekendów oraz dni wolnych od pracy
- Kalendarz urlopów z podglądem dla działu, zespołu lub grupy pracowników
- Generowanie powiadomień dotyczących wypełnienia, akceptacji lub odrzucenia wniosku o urlop
- Integracja z komunikatorem Microsoft Teams
- Łatwość obsługi narzędzia w środowisku Microsoft 365 (Office 365) oraz Microsoft Teams
- Obsługa aplikacji Elektroniczne Wnioski Urlopowe w ramach posiadanych licencji Microsoft Office 365
- Możliwość importowania dostępnych dni urlopu z poziomu Microsoft Excel
- Szybkie wdrożenie aplikacji Elektroniczne Wnioski Urlopowe
- Możliwość rozbudowania aplikacji Elektroniczne Wnioski Urlopowe i dopasowania jej do indywidualnych potrzeb firmy
