Wiele przedsiębiorstw skupia swoją uwagę głównie na generowaniu zysku z prowadzonej działalności tymczasem ważnym aspektem dla wyniku finansowego firmy są także oszczędności uzyskane dzięki racjonalnie prowadzonym wydatkom.
Złożoność procesów zakupowych jest oczywiście zależna od wielu czynników takich jak wielkość, struktura organizacyjna czy budżet, jednak ich optymalizacja jest istotnym obszarem dla każdej firmy niezależnie od jej wielkości. Zarówno duże jak i mniejsze firmy powinny więc postawić na digitalizację swojego zapotrzebowania i zakupów, aby zwiększyć efektywność zarządzania.
Koszty przedsiębiorstwa mogą dotyczyć oczywiście różnych obszarów ale są niewątpliwie polem do szukania oszczędności. Oszczędności mogą wynikać zarówno z redukcji wydatków, doboru optymalnych rozwiązań dla inwestycji z różnych kategorii, analizowania rynku w poszukiwaniu jak najlepszej oferty cenowej ale co istotne również z usprawnienia samego procesu zakupowego wewnątrz organizacji. W tym kontekście należy podkreślić, że kosztu dla firmy nie stanowią tylko same wydatki związane z poszczególnymi zakupami, koszt to także czas, który pracownicy działu zakupów czy administracji muszą przeznaczyć na obsługę całego procesu począwszy od złożonego przez pracownika wniosku, uzyskanie akceptacji na poszczególnych ustalonych w firmie szczeblach, przez komunikację wewnętrzną w sprawie każdego zgłoszonego zapotrzebowania a następnie realizację zakupu. Proces jest problematyczny szczególnie wtedy, gdy wymaga wielostopniowej akceptacji przez kilku pracowników różnych działów lub zarząd.
Jak zatem usprawnić proces zakupów firmowych ?
Przede wszystkim wdrożyć odpowiednie narzędzie, które zastąpi manualną obsługę i wyeliminuje papierową dokumentację. Zdecydowana większość osób odpowiadających za zakupy firmowe doświadcza trudności związanych z czasochłonnością procesowania papierowych dokumentów. W każdej firmie pojawiają się zarówno stałe, cykliczne wydatki ale też wydatki jednorazowe wynikające z indywidualnego zapotrzebowania pracowników czy działu. Zarówno w przypadku kilkudziesięciu jak i kilkuset pracowników liczba wniosków do przetworzenia w skali roku daje już konkretną wartość. Kwestia ewidencjonowania i kontroli wydatków staje się wówczas także nie lada wyzwaniem dla firmy.
Aplikacja do obsługi wniosków zakupowych zapewnia znacznie szybszą akceptację, realizację zakupów i lepszą komunikację wewnątrz organizacji. Dzięki automatyzacji procesu zakupowego pracownicy nie muszą już ręcznie przetwarzać wniosków, kontaktować się telefonicznie czy mailowo w poszczególnych sprawach. Wszystko odbywa się wówczas w jednym narzędziu. Aplikacja porządkuje zadania i dokumentację związaną z zakupami firmowymi.
Z perspektywy pracownika, osób odpowiedzialnych za realizację i firmy, w której aplikacja jest wdrażana niewątpliwą korzyścią jest pełna przejrzystość procesu. Na etapie wdrożenia narzędzia definiowane są bowiem indywidualne założenia według, których proces zakupowy ma przebiegać - przykładowo ścieżka decyzyjna w oparciu o strukturę firmy lub wartość zakupu czy dodanie drugiego poziomu akceptacji uzależnionego na przykład od wartości wniosku.
Pracownik może złożyć elektroniczny wniosek zakupowy w dowolnym momencie z poziomu komputera czy telefonu co jest istotne również w hybrydowym modelu pracy. W zależności od określonych przez daną organizację wytycznych w zakresie procesu wniosek wysyłany jest do osoby bądź osób odpowiedzialnych w firmie za jego akceptację. Po złożeniu wniosku pracownik ma podgląd do aktualnego statusu związanego zarówno z akceptacją jak i późniejszą realizacją zakupu a także do pełnej historii swoich wniosków. Dzięki temu nie musi dopytywać osób odpowiedzialnych na jakim etapie jest jego wniosek.
Dział zakupów czy administracji z kolei ma czytelną ewidencję wszystkich wniosków w firmie, listę zadań i dokumentacji w jednym miejscu. Pozwala to zaoszczędzić sporo czasu i codziennej pracy związanej z przetwarzaniem poszczególnych spraw i porządkuje zarządzanie zakupami firmowymi.
Co zyskuje dodatkowo firma? Poza wspomnianymi już korzyściami przede wszystkim lepszą kontrolę wydatków. Jeżeli wszystkie wnioski ewidencjonowane są w jednym, czytelnym narzędziu znacznie łatwiej wyłapywać wówczas podejrzane czy niepotrzebne zakupy, które mogą umykać uwadze przy tradycyjnym, papierowym procesowaniu. Niewątpliwie istotne dla managerów czy zarządu firmy będą także raporty i analizy zakupów i inwestycji firmowych. Dzięki przejrzystym raportom dostępnym w aplikacji w każdej chwili można skontrolować poziom wydatków według określonych filtrów.
Co ważne rozwiązanie Wniosek o Zakup wdrażane przez nas w oparciu o środowisko Microsoft 365 daje jeszcze więcej możliwości takich jak wygodna obsługa bezpośrednio z komunikatora MS Teams, możliwość połączenia aplikacji z naszym systemem obiegu faktur kosztowych czy integracja z innymi systemami zewnętrznymi. Mamy również możliwość dodania dodatkowych, dedykowanych raportów wydatków i dobudowania zaawansowanej analityki na bazie platformy Power BI.
Sprawne zarządzanie zakupami dzięki aplikacji do wniosków zakupowych to realne oszczędności na wielu poziomach organizacji. Podsumowując wśród korzyści z wdrożenia systemu do obsługi wniosków zakupowych należy wymienić m.in.:
- Usprawnienie i automatyzacja procesu akceptacji wydatków firmowych
- Akceptacja wniosków według określonej ścieżki decyzyjnej
- Czytelny podgląd ewidencji wniosków i ich statusów
- Wsparcie przy realizacji zaakceptowanych wniosków zakupowych z informacją o statusie realizacji
- Kontrola i wyłapywanie podejrzanych zakupów w firmie
- Wgląd do historii wszystkich zakupów firmowych
- Raporty i analizy zakupów firmowych