Rok 2023 przynosi nam sporo zmian w prawie pracy. W życie wchodzą zmiany w zakresie prewencyjnej kontroli trzeźwości pracowników, pracy zdalnej, dyrektywy work-life balance oraz zmiany podatkowe czy te związane z zatrudnieniem cudzoziemców.
Te i wiele innych nowych przepisów będzie mieć istotny wpływ na warunki pracy w Polsce i wymagać będzie opracowania i wdrożenia przez pracodawców nowych procedur. W dzisiejszym artykule przyjrzeliśmy się głównie zmianom związanym z pracą zdalną oraz planowanym zmianom w zakresie nowych rodzajów urlopów.
Praca zdalna w Kodeksie pracy
Bardzo znaczącą zmianą jest nowelizacja Kodeksu pracy regulująca pracę zdalną. Nowe przepisy Kodeksu pracy (Art. 6718–6734) zaczną obowiązywać od 7 kwietnia 2023r. Praca zdalna uregulowana w Kodeksie pracy to zarówno nowe możliwości dla pracowników i pracodawców, ale również nowe obowiązki z tym związane.
Zgodnie z nowelizacją przepisów praca zdalna będzie mogła być wykonywana całkowicie bądź częściowo (hybrydowo) w miejscu wskazanym przez pracownika, przy czym zawsze w miejscu uzgodnionym z pracodawcą – w tym pod adresem zamieszkania pracownika. Szczegółowe ustalenia mają być dokonywane podczas zawierania umowy o pracę bądź już w trakcie okresu zatrudnienia. Znowelizowane przepisy zastąpią przepisy dotyczące pracy zdalnej wprowadzone w okresie pandemii (zasady pracy formie telepracy). Po wejściu w życie nowych przepisów praca zdalna wykonywana na polecenie pracodawcy będzie możliwa do zastosowania przykładowo w czasie zagrożenia epidemicznego, ale też w okresie po nim. Formalnie po stronie pracodawcy powstaje obowiązek opracowania zasad wykonywania pracy zdalnej w regulaminach wewnętrznych czy w porozumieniu z pracownikiem. Pracodawcy muszą wyznaczyć grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną oraz określić zasady pokrywania kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu. Kolejną kwestią, która musi zostać określona formalnie są zasady komunikacji pomiędzy pracodawcą a pracownikiem wykonującego obowiązki zdalnie w tym w szczególności sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy oraz zasady kontroli wykonywania pracy zdalnej. Ponadto pracodawca powinien uwzględnić w ustaleniach zasady kontroli przestrzegania wymogów związanych z BHP oraz bezpieczeństwem i ochroną informacji (w tym procedur ochrony danych osobowych), a także kwestii związanych z serwisem powierzonych pracownikowi urządzeń technicznych oraz instalacji czy aktualizacji oprogramowania.
Wiążącym dla pracodawcy wnioskiem o pracę zdalną, którego nie będzie mógł co do zasady odmówić ma być wniosek m.in. kobiety w ciąży, rodziców, którzy wychowują dziecko do 4. roku życia czy osób opiekujących się niepełnosprawnym członkiem rodziny. Odmowa uwzględnienia takiego wniosku jest możliwa tylko gdy praca zdalna nie będzie możliwa ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.
Zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiałów, narzędzi, w tym urządzeń technicznych leży po stronie pracodawcy, który będzie musiał pokryć również koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Rozliczenie kosztów będzie możliwe na zasadzie wypracowania stawki zryczałtowanej, której wysokość ma pokrywać koszty ponoszone przez pracownika w związku z wykonywaną pracą zdalną.
Istotnym zapisem w Kodeksie pracy będzie okazjonalna praca zdalna na wniosek pracownika (w formie papierowej lub elektronicznej), która będzie mogła być świadczona w wymiarze 24 dni w roku.
Istotne jest to, że ustawodawca określił w nowelizacji możliwość stosowania postaci elektronicznej (obok papierowej) jako formy obowiązującej do komunikowania się pomiędzy pracodawcą i pracownikiem w zakresie składania wniosków oraz ustaleń i potwierdzania warunków dla pracy zdalnej.
Dodatkowe urlopy w Kodeksie pracy
Wprowadzenie dodatkowych dni urlopu jest związane bezpośrednio z dostosowaniem polskich przepisów prawa do unijnych wymogów związanych z dyrektywą work-life balance. Przewidywany termin wejścia w życie tych przepisów określa się na kwiecień / maj 2023.
Ta nowelizacja Kodeksu pracy przewiduje pojawienie się 2 nowych rodzajów urlopów. Pierwszym nowym rodzajem urlopu będzie 5 dodatkowych dni urlopu opiekuńczego. Urlop opiekuńczy w wymiarze 5 dni w roku kalendarzowym będzie udzielany na wniosek pracownika składany w formie papierowej lub elektronicznej w terminie nie krótszym niż 1 dzień przed rozpoczęciem korzystania z tego urlopu i będzie on urlopem bezpłatnym. Urlop ten dotyczyć ma zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia osobie będącej członkiem rodziny lub zamieszkującej w tym samym gospodarstwie domowym, która wymaga opieki lub wsparcia z poważnych względów medycznych. Wspomniane dni wolne będą wliczać się do okresu zatrudnienia, od którego zależą uprawnienia pracownicze.
Drugim, nowym rodzajem urlopu będzie urlop z powodu działania siły wyższej, który będzie przysługiwać w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli jest niezbędna natychmiastowa obecność pracownika. Urlop z powodu siły wyższej będzie obejmować 2 dni lub 16 godzin w roku kalendarzowym. Pracodawca jest obowiązany udzielić zwolnienia od pracy, na wniosek zgłoszony przez pracownika najpóźniej w dniu korzystania z tego zwolnienia, , a za czas zwolnienia z pracy z powodu siły wyższej pracownik zachowa prawo do 50% wynagrodzenia.
Nowe przepisy zakładają również przedłużenie urlopu rodzicielskiego o dodatkowe dwa miesiące (z 32 do 41 tygodni lub 43 tygodnie w przypadku ciąży mnogiej). Nowelizacja wprowadza również nieprzenaszalną część urlopu macierzyńskiego w wymiarze do 9 tygodni dla drugiego z rodziców. W praktyce oznacza to możliwość skorzystania przez jednego z rodziców z maksymalnie 32/34 tygodni tego urlopu, zaś przez drugiego z 9 tygodni. Skróceniu ulegnie natomiast okres, w którym będzie możliwe skorzystanie z urlopu ojcowskiego – z 24 do 12 miesięcy od dnia urodzenia dziecka.
Sprawne zarządzanie procesami personalnymi po nowelizacjach Kodeksu Pracy
W Systeo 365 dostępne są moduły wspierające zarządzanie i ewidencjonowanie pracy zdalnej oraz urlopów takie jak Elektroniczna Karta Obecności oraz Elektroniczne Wnioski Urlopowe.
W naszych narzędziach pojawiają się dostosowania uwzględniające zmiany Kodeksu Pracy dla obsługi pracy zdalnej oraz *zmiany regulacji w urlopach pracowniczych (*po opublikowaniu nowelizacji Kodeksu pracy).
