Elektroniczny Obieg Dokumentacji

Nasza oferta składa się z dwóch niezależnych narzędzi wspierających Elektroniczny Obieg Dokumentów. Każde z tych narzędzi kładzie nacisk na inne funkcje oraz rodzaj dokumentów, dlatego wybór jest uzależniony od tego jakie procesy w firmie chcemy obsłużyć.

Pierwsze z tych narzędzi jest bardziej uniwersalne i pozwala na pewnym poziomie obsłużyć wszystkie rodzaje dokumentów w firmie i jest to standardowy Elektronicznych Obieg Dokumentacji. Drugie narzędzie Elektroniczny Obieg Dokumentów Finansowych jest już bardziej złożone funkcjonalnie, pod kątem obsługi takich dokumentów jak zapotrzebowania, zapytania ofertowe, zamówienia, faktury.

Oczywiście jest możliwe abyśmy dopasowali każde z tych narzędzi do indywidualnych potrzeb funkcjonalnych lub dodali kolejne rodzaje dokumentów. Na tym etapie porozmawiajmy o tym, co jest dla Państwa organizacji bardziej istotne i na bazie tych ustaleń wspólnie wybierzemy narzędzie, które będzie bardziej odpowiadało firmowym oczekiwaniom.

Aplikacja Elektroniczny Obieg Dokumentacji pozwala na rejestrację i obieg dokumentów oraz korespondencji tradycyjnej, która dociera do firmy oraz jest z niej wysyłana. Dzięki aplikacji Elektroniczny Obieg Dokumentacji możesz uporządkować i zautomatyzować obieg korespondencji firmowej, umów z kontrahentami, faktur kosztowych oraz pozostałych dokumentów firmowych. System do obiegu dokumentów wdrażany jest na bazie Twojego środowiska Office 365 (Microsoft 365), dlatego aplikacje możesz używać bez dodatkowej inwestycji w środowisko IT lub bazę danych.

Aplikacja Elektroniczny Obieg Dokumentacji dla platformy Microsoft Office 365 pozwala na rejestrację całej korespondencji przychodzącej i wychodzącej w firmie. Elektroniczny rejestr dokumentów realizowany jest za pomocą formularza. Osoba odpowiedzialna za rejestrację dokumentu dołącza w systemie zeskanowany dokument w formie pliku, a następnie wypełnia formularz wskazując najważniejsze cechy dokumentu i uzupełnia określone informacje.

Aplikacja Elektroniczny Obieg Dokumentacji zawiera moduł Kontrahent, który pozwala na rejestrację nadawców i odbiorców dokumentów, umów, faktur i pozostałej korespondencji. Pozwala to na wybór danych kontrahenta bez konieczności wpisywania ich ponownie. W przypadku zarejestrowanych już kontrahentów istnieje możliwość przesyłania przez nich faktur i innych dokumentów drogą mailową i automatycznego rejestru w aplikacji Elektroniczny Obieg Dokumentów. Po zarejestrowaniu lub zaimportowaniu dokumentu w aplikacji Obieg Dokumentacji zostaje on przekazany do osoby merytorycznej, która uzupełnia dodatkowe dane dotyczące dokumentu, a następnie przekazuje formularz do kolejnej osoby w organizacji w systemie Workflow. Osoba ta kontroluje wcześniej wpisane dane i ma możliwość cofnięcia dokumentu do osoby merytorycznej lub przesłania go dalej wraz z komentarzem. Na każdym etapie w aplikacji Elektroniczny Obieg Dokumentacji istnieje możliwość podglądu dokumentu źródłowego, wypełnionych danych, historii decyzji poprzedników. Użytkownik aplikacji Obieg Dokumentów zawsze ma możliwość cofnięcia dokumentu do poprzedniego etapu lub przekazania go dalej. Aplikacja posiada również system zastępstw, który pozwala na uniknięcie zatorów komunikacyjnych w czasie nieobecności kluczowych osób. Dla dokumentów możemy utworzyć powiązania co pozwala odwzorować pełną historię danej umowy lub dołączanych aneksów.  

Niezależnie od roli w procesie każdy z użytkowników systemu do obiegu dokumentacji ma przypisane do siebie zadania związane z dokumentami widoczne w menu Moje Zadania.

Aplikacja Elektroniczny Obieg Dokumentacji Finansowych dla platformy Microsoft Office 365 pozwala na rejestrację i obieg dokumentów finansowych jak zapotrzebowanie, zamówienie, faktura kosztowa. Elektroniczny rejestr dokumentów finansowych realizowany jest za pomocą formularza połączonego z możliwością odczytu danych z narzędzi OCR lub bezpośrednio z formatu XML (KSeF).

Aplikacja Elektroniczny Obieg Dokumentacji zawiera moduł Kontrahent, który pozwala na rejestrację zapytań ofertowych, zamówień czy faktur. Pozwala to na wybór danych kontrahenta bez konieczności wpisywania ich ponownie. W przypadku zarejestrowanych już kontrahentów istnieje możliwość przesyłania przez nich faktur i drogą mailową i automatycznego rejestru w aplikacji Elektroniczny Obieg Dokumentów Finansowych. Aplikacja posiada mechanizm budowy ścieżek akceptacji dokumentów na bazie centrów kosztowych (MPK) oraz kwot w zapotrzebowaniu czy fakturze. W aplikacji formularz z zarejestrowanym dokumentem jest przekazywany do kolejnej osoby w organizacji zgodnie z zdefiniowaną ścieżką w systemie Workflow. Oprócz tego narzędzie posiada wbudowany system uprawnień, który pozwala precyzyjnie ustalić zasady dla formularzy oraz dokumentów. Na każdym etapie w aplikacji Elektroniczny Obieg Dokumentacji Finansowych istnieje możliwość podglądu dokumentu źródłowego, wypełnionych danych, historii decyzji poprzedników. Użytkownik aplikacji Obieg Dokumentów zawsze ma możliwość cofnięcia dokumentu do poprzedniego etapu lub przekazania go dalej.   

Do ważnych funkcji Elektronicznego Obiegu Dokumentacji Finansowych należy możliwość wysyłki zapytania ofertowego do kontrahentów, tworzenie zamówienia, eksport danych z zarejestrowanej faktury kosztowej do zewnętrznych systemów finansowo księgowych. Zachęcamy do wypełnienia formularz, dzięki któremu dostaniecie Państwo pełen opis aplikacji wraz z prognozowaną ceną dla wersji standard.