Elektroniczny obieg faktur i dokumentów dla Office 365. Możliwość obsługi aplikacji w Microsoft Teams.

Narzędzie pozwala na rejestrację faktur a także korespondencji tradycyjnej, która dociera do firmy oraz jest z niej wysyłana. Dzięki aplikacji Obieg Faktur możesz uporządkować i zautomatyzować obieg dokumentacji finansowej i korespondencji w Twojej firmie. Nie musisz inwestować w dodatkowe licencje. Obsługa obiegu dokumentów realizowana jest na bazie twojego środowiska Office 365 (Microsoft 365).

Najważniejsze zalety

  • Elektroniczna rejestracja faktur, dokumentów finansowych oraz korespondencji przychodzącej i wychodzącej
  • Dekretacja dokumentów do wyznaczonych osób w firmie
  • Przypomnienia i powiadomienia w formie mailowej
  • Zdalny dostęp do wszystkich dokumentów na różnych urządzeniach 
  • Obsługa w ramach posiadanych licencji Office 365  
  • Łatwość obsługi narzędzia, znajome środowisko Office 365
  • Szybkie wdrożenie narzędzia (około 3 tygodni w wersji bez zmian funkcjonalnych)
  • Możliwa rozbudowa funkcjonalna 

 obieg korespondencji systeo

Dla kogo

Dla działu administracji, sekretariatu, kancelarii w firmie, działu finansowegocałej firmy 

Opis

Elektroniczny obieg dokumentów dla platformy Office 365. Aplikacja pozwala na rejestrację faktur, dokumentów finansowych a także całej korespondencji przychodzącej i wychodzącej w firmie.

Dokumenty w aplikacji  rejestrowane są za pomocą formularza. Osoba odpowiedzialna za rejestrację dokumentu dołącza zeskanowany dokument w formie pliku a następnie wskazuje rodzaj dokumentu (faktura / pozostałe dokumenty) i uzupełnia określone dla danego rodzaju dokumentu informacje. Dokument może też zostać dodany jako link do biblioteki SharePoint. Aplikacja Obieg Faktur zawiera moduł Kontrahent, który pozwala na rejestrację nadawców i odbiorców dokumentów. Pozwala to na wybór danych kontrahenta bez konieczności wpisywania ich ponownie. W przypadku zarejestrowanych już kontrahentów istnieje możliwość aby faktury przesyłane przez nich drogą mailową były automatycznie rejestrowane w aplikacji.

Po zarejestrowaniu lub zaimportowaniu dokumentu w aplikacji zostaje on przekazany do osoby merytorycznej, która uzupełnia dodatkowe dane dotyczące dokumentu a następnie przekazuje formularz dalej do przełożonego. Przełożony osoby merytorycznej kontroluje wcześniej wpisane dane i ma możliwość cofnięcia dokumentu do osoby merytorycznej lub przesłania go dalej wraz z komentarzem. W przypadku dekretacji faktury zostaje ona przekazana w kolejnych krokach do kontroli przez Dyrektora Finansowego a następnie do Członka Zarządu. Oczywiście ilość kolejnych etapów i stopni zatwierdzania dokumentów zostaje dodana w aplikacji zgodnie z oczekiwaniami i procesem obowiązującym w danej organizacji. Na każdym etapie istnieje możliwość podglądu dokumentu źródłowego, wypełnionych danych, historii decyzji poprzedników. Użytkownik ma zawsze możliwość cofnięcia dokumentu do poprzedniego etapu lub przekazania go dalej.

Niezależnie od roli w procesie każdy z użytkowników ma przypisane do siebie formularze widoczne w menu Moje Zadania, które może filtrować po różnych parametrach i polach.

W przypadku rejestracji korespondencji przychodzącej przez osobę w sekretariacie dokument zostaje przesłany do wyznaczonej osoby merytorycznej.  Osoba ta oprócz uzupełnienia danych na temat dokumentu będzie miała możliwość oznaczenia zapoznania się z dokumentem, przekazania go do dekretacji do innej osoby bądź udostępnienia dokumentu innym pracownikom w firmie. 

Każdy z pracowników ma możliwość zarejestrowania nowego dokumentu wychodzącego. Po zarejestrowaniu korespondencji wychodzącej i uzupełnieniu danych wraz z załącznikiem pracownik będzie miał możliwość przesłania informacji do sekretariatu wraz z prośbą o wysłanie dokumentu do wskazanego lub wskazanych kontrahentów bądź przekazania do dekretacji i skorygowania dokumentu przed wysłaniem do wyznaczonej osoby czy też udostępniania dokumentu innym osobom w firmie. 

Użytkownicy mogą także uruchamiać i korzystać z aplikacji z poziomu Microsoft Teams.

Galeria - obieg faktur

Ustawienia aplikacji
Ustawienia aplikacji
Lista kontrahentów
Lista kontrahentów
Nowy dokument/faktura
Nowy dokument/faktura
Moje zadania
Moje zadania
Lista dokumentów
Lista dokumentów
Zatwierdzenie dokumentu
Zatwierdzenie dokumentu
Zatwierdzenie przez dyrektora finansowego
Zatwierdzenie przez dyrektora finansowego

Kontakt i wycena

Po wysłaniu zapytania prześlemy Państwu dokładny opis aplikacji oraz wstępną wycenę.

Aplikacje Systeo 365

Dla admnistracji, biura zarządu

wniosek o zakup office365kancelaria wwwparking systeoRezerwacja Biurek Hot Desk Office365 Systeo Obieg faktur systeo365

Dla działów personalnych (HR)

ocena okresowa SMPlanowanie Urlopów Systeo kwadratSysteo nowy pracownik Onboarding Office365intranet systeo sharepoint komunikacjaAnkiety Satysfakcji Pracowników Systeoe karta Obecności SYSTEO

Dla działów sprzedaży (SD)

reklamacje banerfoto dokumentacja dla Office365 Systeo

Dla marketingu

konferencja systeo intro

Dla działów jakość (QM)

audyty systeo mini