Onboarding i Offboarding to dwa procesy, które powinny być ważnedla każdej organizacji. Tymczasem, w wielu firmach brakuje czasu na ich kompleksowe przeprowadzenie. Najlepszym sposobem na wdrożeniei usprawnienie obu procesów jest ich zautomatyzowanie.
Co to jest Onboarding?
Przede wszystkim należy podkreślić to, że onboarding nie jest pojedynczym procesem. To cała seria działań zmierzających do odpowiedniego wprowadzenia nowego pracownika w struktury funkcjonowania organizacji. Podczas onboardingu pracownik może poznać cele i zasady, według których działa firma, wartości oraz życie codzienne. W tym okresie nowy pracownik może także nauczyć się wiele od współpracowników. Odpowiednio przeprowadzony proces onboardingu sprawi, że nowy pracownik szybko będzie w stanie samodzielnie wykonywać swoje obowiązki i będzie płynnie poruszał się w firmie.
To, jak wiele znaczy onboarding dla przyszłej współpracy pokazują statystyki. W przypadku źle przeprowadzonego onboardingu organizacje tracą 25% nowozatrudnionych pracowników w ciągu roku (źródło: Allied Workforce Mobility Survey). Jeśli pracownicy zostaną odpowiednio wprowadzeni w struktury firmy są z kolei bardziej skłonni do pozostania w niej przez trzy lata od zatrudnienia. Taką deklarację składa aż 69% z nich (źródło: Society for Human Resources Management).
Onboarding to zaplanowany okres, który musi być jak najlepiej wykorzystany zarówno przez pracowników, jak i pracodawców. Przełożeni i współpracownicy muszą pamiętać o tym, że wzajemne relacje i atmosfera w pracy jest bardzo ważna. Warto więc nie tylko wskazać nowozatrudnionemu stanowisko pracy i wyznaczyć cele, ale także zadbać o wspólną integrację i odpowiedni przepływ informacji. Wszystkie te działania wdrożone już na etapie procesu onboardingu sprawia, że poziom wydajności nowych pracowników jest aż o 50% wyższy (źródło: Society for Human Resources Management).
Jakie korzyści onboarding daje pracownikowi?
Wspomniane wcześniej nawiązywanie relacji ze współpracownikami, szeroko rozumiana integracja oraz poznanie oczekiwań przełożonego zdecydowanie bardziej „wiąże” pracownika z firmą, poprawia jego zadowolenie z pracy i zwiększa chęci do jej wykonywania. Dzięki właściwemu onboardingowi pracownik:
- poznaje sposób funkcjonowania organizacji i zasady w niej obowiązujące
- integruje się z członkami swojego zespołu
- zapoznaje się z zadaniami i oczekiwaniami pracodawcy
- poznaje strukturę firmy, łańcucha przepływu informacji, dzięki czemu wie do kogo zwrócić się z daną kwestią
Jakie korzyści onboarding daje pracodawcy?
Firma musi zdać sobie sprawę z tego, że odpowiednio przeprowadzony proces onboardingu wpływa nie tylko na samopoczucie nowozatrudnionego i integrację zespołu, ale także na wydajność. Pracownik, który w większym stopniu identyfikuje się z firmą chętniej przychodzi do pracy, dokładniej wykonuje swoje obowiązki i jest znacznie bardziej efektywny. Łatwiej przychodzi mu także pozostanie lojalnym wobec organizacji, dzięki czemu w firmie dochodzi do rzadszych rotacji na poszczególnych stanowiskach. Najważniejsze korzyści, na które może liczyć pracodawca to:
- większa wydajność pracownika
- samodzielność i dokładnie wykonywane zadania
- większy poziom identyfikacji z firmą, a co za tym idzie zaangażowanie i lojalność
- mniejsza rotacja na poszczególnych stanowiskach
Co to jest offboarding?
Skoro onboarding ma tak duży wpływ na współpracę z nowozatrudnionymi pracownikami, co firmie może dać właściwy offboarding? Offboarding, a zatem proces rozstania pracownika z organizacją jest kluczowy nie tylko ze względu na utrzymywanie pozytywnych relacji z pracownikami opuszczającymi firmę, ale także na przyszłe rekrutacje. Jak? 56% kandydatów do pracy sprawdza opinię pracowników na temat danej firmy, zanim złoży dokumenty aplikacyjne (źródło: eRecruiter). Osoby poszukujące pracy zwracają uwagę nie tylko na zarobki i możliwości rozwoju, ale także na atmosferę panującą w firmie, do której aplikują. Pracodawcy powinni być świadomi tego, że nieodpowiednie pożegnanie pracownika, czy też nie dopełnienie koniecznych formalności rzutują na opinię byłego pracownika w firmie, którą ten może się podzielić. Opracowanie i sformalizowanie procesu offboardingu jest więc bardzo potrzebne, ale jedynie 29% się na to decyduje! (źródło: Aberdeen)
Co więcej, forma rozstania się z pracownikiem oddziałuje też na osoby pozostające na swoich stanowiskach. Niespójności i niedopowiedzenia sprawią, że spadnie ich zaufanie do obecnego pracodawcy.
Korzyści procesu offboardingu dla firmy
Offboarding jest procesem, który w dużej mierze rzutuje na wizerunek firmy i samego pracodawcy. Mądrze przeprowadzony sprawi, że opinia o naszej organizacji pozostanie niezmiennie dobra albo jeszcze lepsza, a co za tym idzie więcej kandydatów będzie chciało aplikować na zwolnione stanowisko. Także pozostający w firmie pracownicy utrzymają przekonanie, że są we właściwym miejscu. Nie pojawi się obawa przed niesprawiedliwym potraktowaniem, a wzrośnie stopień identyfikacji z firmą oraz lojalności.
Niezwykle ważne z perspektywy utrzymania wydajności są także chęci pracownika do działania, realizacji zadań i terminowości w okresie wypowiedzenia umowy. Dobrze opracowany proces offboardingowy sprawi, że ryzyko przerwania lub utraty ciągłości pracy w firmie będzie znacznie mniejsze, a były pracownik będzie chciał pozostać w kontakcie z organizacją, co pozytywnie wpłynie na networking. Najważniejsze korzyści dla firmy to:
- utrzymanie pozytywnego wizerunku firmy
- brak problemów z pozyskaniem kandydatów na zwolnione stanowisko, udana rekrutacja
- lojalność i zaufanie pracowników do organizacji i przełożonego
- utrzymanie ciągłości pracy i wydajności pracownika w okresie wypowiedzenia
- utrzymanie kontaktu z byłym pracownikiem, budowanie sieci kontaktów i przyszła współpraca
Czy warto wdrożyć aplikacje do Onboardingu i Offboardingu w firmie?
Odpowiedź jest prosta: jak najbardziej! Organizacje, które do tej pory nie zwracały uwagi na oba te procesy najczęściej po prostu nie miały na to czasu. Kontakt z klientami, bieżące zadania oraz kolejne rekrutacje sprawiały, że podstawowe procesy gdzieś się „gubiły”.Nic więc dziwnego, że firmy nie chciały decydować się na wdrażanie kolejnych długotrwałych i sformalizowanych procesów.
Wdrożenie elektronicznych systemów do przeprowadzania onboardingu i offboardingu online to najprostszy sposób na kompleksowe działania przy jednoczesnym zaoszczędzeniu czasu. Co więcej, niezbędne formalności zostaną zrealizowane bez względu na to, w jakim trybie pracuje obecnie osoba zwalniająca stanowisko.
Elektroniczne systemy do onboardingu i offboardingu umożliwią także delegowanie działań do poszczególnych działów firmy oraz zautomatyzowanie obiegu informacji dotyczących pracownika przy jednoczesnym zachowaniu bezpieczeństwa danych. Przy wprowadzaniu pracownika w struktury firmy bardzo pomocna będzie także funkcja generowania maili powitalnych, a także ankiet satysfakcji dla nowozatrudnionego.
Onboarding z Systeo
Biorąc pod uwagę obecne potrzeby firm Systeo stworzyło aplikację, która usprawnia proces wprowadzenia nowego pracownika do firmy. Narzędzie wspiera przełożonych oraz poszczególne działy organizacji w stworzeniu środowiska pracy dla nowego członka zespołu. Aplikacja Onboarding pozwala sprawnie wypełnić wszelkie formalności potrzebne, by odpowiednio wprowadzić nowego pracownika firmy, poprawiając wewnętrzną komunikację.
Najważniejsze cechy i zalety aplikacji Onboarding:
- Elektroniczny system wprowadzania nowych pracowników w struktury firmy
- Możliwość delegowania działań do określonych działów firmy
- Bezpieczny obieg danych dotyczących pracowników
- Podgląd zatrudnionych pracowników firmy z możliwością filtrowania
- Automatyczne generowanie maili powitalnych oraz ankiet satysfakcji dla pracowników
Więcej szczegółów dotyczących aplikacji Onboarding znajdziesz tutaj.
Offboarding z Systeo
Aby móc równie dobrze zakończyć współpracę z pracownikiem, co ją rozpocząć warto zapoznać się z aplikacją Systeo Offboarding, która ułatwia przeprowadzenie procesu rozstania pracownika z firmą. Narzędzie wspiera przełożonych oraz poszczególne działy organizacji w dopełnieniu wszelkich formalności związanych ze zwolnieniem stanowiska w firmie.
Najważniejsze cechy i zalety aplikacji Offboarding:
- Elektroniczny system ułatwiający proces rozstania pracowników z firmą
- Możliwość delegowania zadań potrzebnych do zakończenia współpracy do różnych działów firmy oraz opuszczającego stanowisko pracownika
- Bezpieczny obieg danych dotyczących pracownika
- Możliwość monitorowania progresu dotyczącego zadań wykonywanych przez działy
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o Offboardingu w Systeo wystarczy zajrzeć tutaj.
Systemy do elektronicznego onboardingu i offboardingu podobnie jak pozostałe aplikacje Systeo wdrażane są na bazie Twojego środowiska Microsoft 365, dzięki czemu nie musisz inwestować w dodatkowe licencje. Rozwiązania te są dostępne za pomocą przeglądarki, aplikacji desktopowej Microsoft Teams i na urządzeniach mobilnych. Co więcej, każda z aplikacji może być modyfikowana i rozbudowywana o kolejne funkcje, dzięki czemu otrzymujesz spersonalizowane i dostosowane do indywidualnych potrzeb narzędzie.