Blog

Co nowego w Microsoft Teams? 11 2022

Microsoft Teams  - podsumowanie nowości | Listopad 2022

Microsoft wprowadził kolejne innowacje, które umożliwią jeszcze łatwiejszą współpracę. Dowiedz się więcej o tym jakie nowości pojawiły się w aplikacji Teams w listopadzie.

Co nowego w Microsoft Teams? 10 2022

Microsoft Teams  - podsumowanie nowości | Październik 2022

W kolejnym artykule z cyklu „Co nowego w Teams?” przedstawiamy jakie aktualizacje Microsoft wprowadził w aplikacji w październiku.

Power Apps – zautomatyzuj pracę w swojej firmie  

Technologia low-code zyskuje obecnie coraz większą popularność. Wiele nowoczesnych firm decyduje się usprawnić pracę w swojej organizacji właśnie przy pomocy aplikacji niskokodowych. Dlaczego? Przedsiębiorcy chcą, aby narzędzia, w które zainwestowali były nie tylko funkcjonalne, ale także dopasowane do indywidualnych potrzeb firmy, a do tego wdrożone szybko i stosunkowo tanio. Wszystkie te cechy posiadają aplikacje low-code stworzone za pomocą Microsoft Power Apps. 

Aplikacje low-code to rozwiązania niskokodowe, których budowa nie wymaga znajomości języków programowania. Ogromną zaletą low-code jest fakt, że oprogramowanie powstające przy jego pomocy powstaje dwukrotnie szybciej niż przy wykorzystywaniu metod tradycyjnych. Tym samym low-code sprawia, że budowanie, utrzymywanie i modyfikacja nowych aplikacji jest proste i szybkie, co pozwala oszczędzić mnóstwo czasu i sprawić, że efekty naszych działań są widoczne natychmiast. Na dodatek możliwe jest dostosowanie aplikacji do indywidualnych potrzeb firmy i szybka reakcja na zmiany poprzez aktualizacje. 

O funkcjach aplikacji low-code w dużej mierze decyduje sam klient. Aplikacje te mogą być stosunkowo proste, jak i bardzo zaawansowane. Zorientowane na poważne zastosowania są wydajne i skalowalne, a także zapewniają bezpieczeństwo. Według badań opublikowanych na Harvard Business Review niespełna 25% pracowników pierwszej linii deklaruje, że ma dostęp do odpowiedniej technologii w pracy. Oznacza to, że ponad 75% musi korzystać z przestarzałych rozwiązań niedostosowanych do potrzeb obecnego rynku.  

Microsoft Power Apps – co powinieneś wiedzieć? 

Power Apps to jedna z części składowych Microsoft Power Platform zaprojektowanej w celu tworzenia kompleksowych rozwiązań biznesowych. Aplikacja Microsoft Power Apps umożliwia szybkie tworzenie i udostępnianie aplikacji wymagających niewielkiej ilości kodu, które łatwo łączą się z danymi pochodzącymi z różnych źródeł. Jedną z największych zalet Power Apps jest możliwość natychmiastowego szybkiego wdrożenia aplikacji dla Twojej firmy z łatwą możliwością późniejszego rozwoju narzędzia i rozszerzania jego funkcjonalności według potrzeb. Aplikacje budowane na bazie Microsoft Power Apps pozwalają na przekształcenie czasochłonnych, powtarzalnych czynności wykonywanych ręcznie w zautomatyzowane procesy i usprawnianie przepływów pracy. Przy użyciu Microsoft Power Apps tworzymy aplikacje do użytku na różnych urządzeniach, które można osadzić w usłudze Microsoft SharePoint czy Microsoft Teams. Według danych udostępnionych przez Microsoft usługa Power Apps skutecznie napędza przekształcenia biznesowe. Nie dość, że firmy obniżyły koszty opracowywania aplikacji i o ponad trzy godziny a tydzień poprawiły wydajność pracowników, to w ciągu trzech lat otrzymały zwrot inwestycji równy 188%. 

Jakie procesy możesz usprawnić przy pomocy Power Apps? 

Badania Harvard Business Review wskazują, że aż 62% producentów nadal korzysta z długopisu i notatnika, aby śledzić niektóre procesy produkcyjne, a mniej niż 50% producentów dysponuje jakimikolwiek inteligentnymi rozwiązaniami na poziomie operacyjnym. Nie tylko w branży produkcyjnej brakuje cyfrowych rozwiązań. Niemal 30% pracowników sklepów nadal nie może sprawdzać stanów magazynowych w czasie rzeczywistym. Co więcej, niemal wszyscy pracownicy, którzy muszą przeprowadzać pewne procesy tradycyjną metodą, chcieliby, aby w ich firmie nastąpiła cyfryzacja.  

Aplikacje low-code tworzone przy pomocy Microsoft Power Apps mogą usprawnić procesy niezależnie od branży czy obszaru, w jakim zostaną wdrożone. Zbyt duża liczba manualnych procesów w firmie może spowolnić pracę, zmniejszyć wydajność pracowników, a nawet narazić organizację na straty.  

Trudna i czasochłonna zarówno dla działu personalnego firmy, jak i wszystkich pracowników jest sporządzanie listy obecności, wpisywanie się na nią, a także przypisywanie zadań dla poszczególnych pracowników oraz śledzenie ich wykonania. Aplikacja low-code Elektroniczna Karta Obecności to jedno z rozwiązań Power Apps wdrażanych przez Systeo, które odpowiada na potrzeby działu HR. Automatyzacja podpisu codziennego, weryfikacja obecności niezależnie od trybu pracy (stacjonarna, home office, praca hybrydowa) czy tworzenie grafików obecności to tylko niektóre z zalet naszej aplikacji Power Apps, które pozwolą firmie usprawnić ten proces.  

Kolejnym procesem, który może przebiegać znacznie sprawniej dzięki aplikacjom low-code jest rezerwacja zasobów firmowych. Narzędzia stworzone przy pomocy Power Apps takie jak Rezerwacja Biurek, Rezerwacja Salek Konferencyjnych i Rezerwacja Miejsc Parkingowych to systemy, które w przejrzysty sposób umożliwiają rezerwacje, zapobiegają tzw. pustym rezerwacjom oraz ułatwiają proces w hybrydowym trybie pracy. Dzięki nim każdy pracownik z łatwością znajdzie odpowiednie miejsca parkingowe i stanowisko pracy, a po zarezerwowaniu sali konferencyjnej na zaplanowanie spotkanie będzie mieć pewność, że sala ta nie będzie zajęta przez kogoś innego. 

Procesem, który może zostać zautomatyzowany dzięki Power Apps jest także wypełnianie wniosków urlopowych. Jest to szczególnie problematyczne, kiedy organizacja pracuje hybrydowo, a pracownik będący home office potrzebuje np. urlopu „na żądanie" czy urlopu okolicznościowego. Te i wiele innych rodzajów urlopu pracownicy znajdą w Elektronicznych Wnioskach Urlopowych Systeo365. Aplikacja ta umożliwia szybkie wysyłanie wniosków o urlop do pracodawcy z dowolnego miejsca. Niweluje to ilość czasu spędzonego na wypełnianiu wniosku urlopowego, szukaniu osoby decyzyjnej czy przychodzeniu do biura w trakcie zdalnego wypełniania swoich obowiązków.  

W wielu firmach jest prowadzona także tradycyjna archiwizacja dokumentów oraz korespondencja z klientami i kontrahentami. Pracownicy zamiast wykonywać swoje zadania, często tracą czas na szukanie dokumentów, porządkowanie ich oraz chodzenie na pocztę. Problematyczne staje się także przeszukiwanie poczty elektronicznej, która z czasem zostaje zapełniona przez ogromną ilość maili. Stworzony przy pomocy low-code Elektroniczny Obieg Dokumentacji to system workflow, który umożliwia przechowywanie wszystkich dokumentów w jednym miejscu, automatyzację korespondencji przychodzącej i wychodzącej oraz kompleksowo wspiera administrację dzięki integracji z systemami GUS i OCR. 

Jak tworzymy aplikacje low-code w Systeo? 

Każda z oferowanych przez nas aplikacji posiada wersję podstawową, którą możemy dostosować do potrzeb Twojej firmy oraz podanych przez Ciebie wytycznych. Niezależnie od tego, czy wybierzesz wersję podstawową aplikacji, czy zechcesz ją rozbudować wdrożenie aplikacji będzie szybkie, a narzędzie łatwe w obsłudze. Nasze aplikacje low-code są zintegrowane z platformą Microsoft Office 365 (Microsoft 365) i mogą być osadzone w komunikatorze Microsoft Teams. Zgodnie z „filozofią” low-code aplikacje Systeo365 wyróżniają szybki czas wdrożenia i atrakcyjne koszty. 

Rozwój aplikacji Systeo 365 wiąże się ze stałym nadzorem nad kierunkiem rozwoju aplikacji przez klienta, który otrzymuje spersonalizowane narzędzie utworzone przy pomocy Microsoft Power Apps. W Systeo proponujemy szereg rozwiązań dla działu administracji: Rezerwacja Biurek, Rezerwacja Salek KonferencyjnychRezerwacja Miejsc Parkingowych, Elektroniczny Obieg Dokumentacji, Wniosek o Zakup. Proponujemy także wdrożenie aplikacji, które wspomogą HR w codziennych procesach: Elektroniczne Wnioski Urlopowe, Elektroniczna Karta Obecności, Offboarding, Onboarding, Ocena 360 Stopni, Ocena Okresowa Pracownika, a także aplikacje przeznaczone dla pozostałych obszarów: system CRM i Audyty Wewnętrzne ISO.

Więcej o naszych aplikacjach Systeo 365 dowiesz się tutaj. Zachęcamy także do zapoznania się ze szczegółowymi informacjami dotyczącymi pracy w low-code.  

Platforma aplikacji low-code w Twojej firmie 

W Power Apps mogą być tworzone nie tylko pojedyncze narzędzia, ale także złożona platforma. Aby połączyć najważniejsze rozwiązania low-code i umożliwić firmom pełne korzyści z narzędzi Power Apps, proponujemy implementację Platformy Systeo365, która łączy w sobie funkcjonalność wielu naszych rozwiązań. Wszystkie informacje z wybranych modułów dostępne są w jednej platformie w środowisku Microsoft Teams.   

Platforma Systeo 365 łączy w sobie funkcjonalność modułów Rezerwacja Biurek, Rezerwacja Salek Konferencyjnych, Rezerwacja Miejsc Parkingowych, Elektroniczne Wnioski Urlopowe, Elektroniczna Karta Obecności i Wniosek o Zakup, Elektroniczny Obieg Dokumentacji oraz Intranetu. Dzięki temu w jednym miejscu masz dostęp do narzędzi, dzięki którym możesz zarezerwować stanowisko pracy i miejsce parkingowe po powrocie do biura, zaplanować spotkanie w wybranej sali konferencyjnej bez względu na to, w jakim miejscu się znajdujesz, wypełnić wniosek o potrzebny zakup dla organizacji także w trybie home office oraz rozliczyć się z godzin pracy i wziąć urlop czy przesłać pracodawcy informację o nieobecności. Platforma Systeo 365 może być uruchamiana za pomocą najpopularniejszego obecnie komunikatora – Microsoft Teams. Wdrażana w Twoim środowisku Microsoft 365 może stać się także częścią wewnętrznego Intranetu firmy. Wówczas użytkownicy mają dostęp także do najważniejszych informacji z tej platformy z możliwością bezpośredniego linkowania. Platforma Systeo365 to narzędzie przyszłościowe, które stoi naprzeciw trudnościom związanym ze zmianą trybu pracy. Więcej informacji o naszej Platformie Systeo 365 znajdziesz tutaj. 

 

 

Korzyści dla działu HR - eWniosek Urlopowy

Czy wiesz, że aplikacja do wniosków urlopowych wcale nie musi być kosztem firmy? Wręcz przeciwnie. To może być spore źródło oszczędności Twojej pracy w Dziale Personalnym.  

Co nowego w Microsoft Teams? 08-09 2022

Microsoft Teams  - podsumowanie nowości |  Sierpień - Wrzesień 2022

Powracamy z kolejnym artykułem z cyklu "Co nowego w Teams"! Tym razem przygotowaliśmy dla Was zbiorcze podsumowanie nowości i aktualizacji, które Microsoft wprowadził w aplikacji w sierpniu i wrześniu.

Rezerwacja Biurek online – rozmowa z ekspertami Systeo 

Narzędzia do rezerwacji zasobów firmowych to jedne z najpotrzebniejszych rozwiązań dla firm w hybrydowym trybie pracy. Aplikacja Rezerwacja Biurek Systeo365 pomaga w efektywny sposób zarządzać przestrzenią biurową. Project Manager w Systeo Karolina Nawa oraz architekt rozwiązań Power Platform Jakub Leśniak mają na swoim koncie już kilkadziesiąt wdrożeń aplikacji. Teraz zdecydowali się przybliżyć największe korzyści systemu do rezerwacji biurek online, opowiedzieć o wyzwaniach, z jakimi spotkali się podczas wdrożeń, a także uchylili rąbka tajemnicy dotyczącej nowej wersji naszej aplikacji.  

W jaki sposób system do rezerwacji biurek Systeo może usprawnić pracę hybrydową w firmach? 

Karolina Nawa, Project Manager w Systeo: Nasza aplikacja to świetne rozwiązanie do zarządzania przestrzenią firmową, które pozwala jednocześnie zaoszczędzić koszty. Firmom w dzisiejszych czasach nie potrzeba całego piętra i np. 150. biurek dla takiej samej liczby pracowników. Kiedyś było to bardzo ważne, aby pracownik miał swoje biurko i czuł się związany z przestrzenią. Te czasy się jednak zmieniły, a w trakcie obostrzeń okazało się, że firmy potrafią sobie poradzić z tym, że nie wszyscy są w biurze. Potrzebują jednak do tego odpowiednich narzędzi.  

Jakub Leśniak, architekt rozwiązań Power Platform: Aplikacja Systeo pozwala pracownikom zarezerwować biurko, dzięki czemu mają pewność, że stanowisko będzie na nich czekać. W ten sposób pracownicy mogą sobie zaplanować pracę tak, żeby była wykonywana w pełni komfortowych warunkach.   Jednocześnie daje też menadżerom informację o tym, kto będzie w biurze danego dnia, a kto będzie pracował zdalnie. Osoby zarządzające przestrzenią biurową mogą natomiast zastanowić się, czy tak duże biuro jest firmie wciąż potrzebne, co pośrednio wpływa na koszty.  

Na swoim koncie macie już wiele wdrożeń aplikacji. Czy spotkaliście się kiedyś z problemami podczas takiego wdrożenia? 

J.L: Z problemami spotykamy się chyba za każdym razem, bo temat rezerwacji biurek wcale nie jest tak prosty, jak może się wydawać. To nie jest tylko zasób, który pracownik może zarezerwować. Biurka mają różne parametry, różne wyposażenie. Są także predefiniowane grupy, które mogą korzystać tylko z przeznaczonych dla nich stanowisk. Chyba nigdy nie jest też tak, aby wszystkie biurka były dostępne.  

K.N: To są jednak jeszcze proste sytuacje. Ciężej jest, kiedy pojawiają się dodatkowe harmonogramy, a nie tylko schematy typu „biurka dla działu IT", „biurka dla marketingu". Pojawiają się też grupy, które mają dodatkowe grafiki np. kiedy dany dział pracuje 24 godziny przez siedem dni w tygodniu i ma zupełnie inne wytyczne. Jednocześnie pojawiają się też osoby, które pracują tylko w poniedziałki, środy i piątki, a mają mieć pierwszeństwo do rezerwacji. Tak naprawdę tyle ile firm, tyle sposobów zarządzania, do których trzeba dopasować aplikację.  

Jaka była najbardziej skomplikowana funkcjonalność, którą wprowadziliście do aplikacji na prośbę Klienta? 

J.L: Najbardziej skomplikowane było ustalenie przy których biurkach użytkownik może usiąść w zależności od tego, do jakiej grupy został przypisany i jednocześnie od tego, jak został zaplanowany grafik obecności w biurze.  

K.N: Trzeba było też wtedy stworzyć dodatkowe parametry: czy dane biurko wchodzi do ogólnodostępnej puli, jest wykluczone, czy może zarezerwowane dla kogoś na stałe. W miesiącu użytkownik mógł rezerwować stanowisko tylko w te dni, w które był w biurze, a na pozostałe trzeba było wysyłać prośby o akceptację, ale tylko jednego dnia. Wychodziło więc na to, że użytkownik może usiąść przy biurku pod warunkiem, że jego grupa jest wpisana w ten dzień w grafiku, może usiąść przy biurku nie dla swojej grupy, ale tylko wtedy, gdy nie ma jej tego dnia w grafiku lub kiedy ta inna grupa jest, ale jej menadżer wyrazi na to zgodę. Te wszystkie zasady miały nie obowiązywać w piątek, w który po prostu można było wszystko. Jest to tak naprawdę „tylko" sterowanie obecnością, pod którą kryje się jednak bardzo skomplikowany algorytm i dziesiątki linijek kodu.  

A czy zdarzyło się, żeby Klient poprosił o dodanie do aplikacji funkcji, która okazała się bardzo przydatna i została na stałe? 

K.N: Całkiem sporo było takich sytuacji. Jedną z nich była prośba, aby wprowadzić funkcjonalność „Znajdź osobę” i „Znajdź biurko" i na tej podstawie powstała funkcja, którą będzie można zobaczyć już w nowej odsłonie naszej aplikacji.  

J.L: Sprawdziła się także rezerwacja biurka według interaktywnej mapy, bo lista kilkudziesięciu biurek nie daje użytkownikom tak wiele, jak zobrazowanie ich. Kiedy użytkownicy spojrzą na mapę, zobaczą, że np. przy danym stanowisku będą mieli bliżej do kuchni, drukarki, czy innych miejsc, które decydują o przydatności takiego miejsca.  

Czy Rezerwacja Biurek i inne aplikacje Systeo są odpowiednie dla firm, które stawiają na mobilność? 

J.L: Nasze aplikacje są w pełni mobilne, bo takie też są usługi Microsoft. Można je uruchomić na każdym urządzeniu, w każdym designie. Uznaliśmy jednak, że bardziej przyjazna dla użytkowników będzie wersja stricte na smartfony. Nie zawiera ona funkcji administracyjnych, która nie jest jednak potrzebna każdemu użytkownikowi. W wersji mobilnej mogliśmy jednak stworzyć większe przyciski, co jest wygodniejsze, jeśli chodzi o klikanie kciukami niż wersja desktopowa dostosowana do klikania myszką.  

K.N: Mówiąc wprost, stawiamy na mobilność. Dlatego też tworzymy wersje naszych aplikacji dedykowane smartfonom. 

Niedawno wprowadziliście do aplikacji możliwość skanowania kodów QR. Czy ta funkcja sprawdziła się u Klientów?  

K.N: Tak, a u jednego z Klientów większość rezerwacji dokonywana jest właśnie za pomocą kodów QR. Oczywiście, to wszystko zależy od polityki organizacji. Jeśli firma wymaga tego, aby pracownicy na podstawie grafiku zaplanowali sobie cały miesiąc i mieli swoje biurko, rezerwacja będzie przebiegać z poziomu samej aplikacji. Jeśli w firmie funkcjonuje system hot desk, ktoś przychodzi do firmy i widzi wolne biurko, to za pomocą skanowania kodów QR, może od razu dostać odpowiedź, czy może dane stanowisko zająć, czy jest ono zarezerwowane przez kogoś innego, wolne, czy może zarezerwowane na dany przedział czasowy.  

Czy środowisko Microsoft Teams także wspiera mobilność? W jaki sposób integracja z Microsoft 365 ułatwia korzystanie z aplikacji? 

K.N: To, że aplikacja może być uruchomiona za pomocą Microsoft Teams jest naprawdę ogromnym plusem dla użytkowników, którzy przez te ostatnie lata pandemii nauczyli się pracować zdalnie i hybrydowo. Jest to dla nich jedno narzędzie, którego interfejs już znają i potrafią z niego korzystać. Jest to dla nich przyjazne i mają wszystko w jednym miejscu.  

Wciąż nie wszystkie firmy pracują jednak w środowisku Microsoft 365. Jak więc zachęcić organizacje do jego wdrożenia? 

K.N: Każdy pracodawca potrzebuje takich standardowych narzędzi jak Word, Excel czy poczta e-mail. Po wykupieniu jednej licencji Office 365 ma w tym pakiecie dosłownie kilkadziesiąt aplikacji i narzędzi Microsoft. Użytkownicy mają więc ogromne pole manewru. W Systeo wykorzystujemy właśnie niektóre z tych narzędzi, żeby jeszcze bardziej usprawnić procesy biznesowe. Tworzymy nasze aplikacje na bazie ich rozwiązań i integrujemy je m.in. z kalendarzem i MS Teams. Wszystko pozostaje więc w jednym środowisku i jest bezpieczne, bo to środowisko Klienta. Dane także pozostają w środowisku Klienta, a my niczego nie przechowujemy i nie wymagamy dodatkowych licencji jak inne firmy, u których trzeba wykupić jeszcze bazy danych. Dzięki temu użytkownicy nie muszą ponosić dodatkowych kosztów.  

Wspomnieliście o nowej wersji aplikacji. Czego możemy się spodziewać? 

K.N: Przygotowujemy nową odsłonę Rezerwacji Biurek w wersji 5.0., która będzie jeszcze bardziej interaktywna. Użytkownicy będą mogli wyszukiwać pracownika w zakresie tygodnia i zobaczyć, jakie stanowisko będzie zajmował. Jeśli chcemy koło danego pracownika usiąść, możemy sprawdzić, czy miejsce obok jest wolne i je zarezerwować.  

J.L: Wiedząc koło kogo się siedzi albo koło kogo nie chce się siedzieć, można łatwo podjąć decyzję przy którym miejscu chcemy usiąść. Dawniej widzieliśmy mapę biura i stanowiska, a teraz będziemy również wiedzieć, kto przy danym biurku siedzi. Dzięki temu można podjąć decyzję jednym ruchem, a nie przechodząc przez kilka paneli, żeby kogoś znaleźć, wrócić do mapy i zarezerwować miejsce. Stawiamy na pełną interaktywność – wyszukiwanie pracowników i dodawanie ich zdjęć, wyszukiwanie biurek i rezerwację – wszystko na jednym planie. Będzie jeszcze wiele innych funkcji, ale tego jeszcze nie możemy zdradzić.  

 

Podkategorie