Efektywna praca hybrydowa z aplikacjami Systeo365
Miniony rok diametralnie zmienił oczekiwania zarówno klientów, jak i pracowników, którzy zostali zmuszeni do pracy zdalnej. Po miesiącach spędzonych w trybie Home Office firmy powoli wracają do biura. Niejednokrotnie pracodawcy wprowadzają jednak pracę hybrydową, która choć jest pełna korzyści, wymaga także elastycznych warunków.
Oczekiwania pracowników zmieniły się i to na dobre. Elastyczność i praca hybrydowa zdają się definiować pracę po pandemii. Dane są jasne: 73% pracowników firm chce kontynuowania dotychczasowych warunków pracy trybu hybrydowego, 67% pragnie więcej czasu dla siebie, a aż 80% osób zarządzających firmą zamierza wprowadzić elementy pracy zdalnej w swojej organizacji.
Aby stworzyć zrównoważony i efektywny model pracy hybrydowej, w której ludzie mogą wykonywać swoje obowiązki należycie, a także się rozwijać firmy muszą przemyśleć wszystko, od onboardingu, przez podnoszenie kwalifikacji w miejscu pracy, aż po wspieranie technologicznych innowacji. Kiedy odpowiednie warunki pracy zostaną zapewnione, firma będzie mogła rozwijać się niezależnie od miejsca, czasu i sposobu pracy.
Warunki pracy w rozumieniu pracy hybrydowej skupiają się głównie wokół miejsca pracy oraz odpowiedniego wykorzystania czasu. Firmy nie mogą polegać już tylko na siedzibie biura, a wykorzystywać potencjał Home Office do polepszenia współpracy i budowania efektywnego kapitału społecznego w firmie. Nie oznacza to jednak, że należy w całości wyeliminować pracę biurową. Ludzie pragną kontaktu, chcą na żywo skonfrontować swoje pomysły oraz otrzymywać „zastrzyki energii” dzięki wspólnej integracji. Aby miejsce pracy stało się atrakcyjne warto wprowadzać innowacyjne rozwiązania, które nie tylko usprawnią przepływ pracy w firmie, ale także pozwolą zaoszczędzić mnóstwo czasu.
Właśnie takie rozwiązania tworzone przy pomocy narzędzi Microsoft Power Platform wdrażamy w organizacjach. Aplikacje: Rezerwacja Salek Konferencyjnych, Rezerwacja Biurek oraz Rezerwacja Miejsc Parkingowych umożliwiają szybką i łatwą rezerwację zasobów firmy on-line. Aplikacja Elektroniczna Karta Obecności pozwala natomiast na sporządzanie rejestru obecności niezależnie od miejsca pracy oraz sprawne generowanie raportów z wykonanej pracy.
Narzędzia tworzone przez Systeo są zintegrowane z pakietem Microsoft 365 (Office 365), dzięki czemu nie musisz inwestować w dodatkowe licencje. Aplikacje Systeo365 można obsługiwać bezpośrednio w Microsoft Teams, platformie wykorzystywanej m.in. do wideokonferencji, spotkań on-line i współpracy, która obecnie stała się już dla wielu firm głównym środowiskiem pracy. MS Teams to coś więcej niż aplikacja umożliwiająca współpracę – to miejsce do wykorzystywania niestandardowych aplikacji low-code.
Rezerwacja zasobów firmy on-line - korzyści i zalety
Każda firma posiada zasoby, z których mogą korzystać pracownicy podczas codziennych obowiązków. Są to m.in. sale konferencyjne, parkingi czy stanowiska pracy. W średnich i dużych firmach tradycyjne zarządzanie zasobami staje się bardzo angażujące i wprowadza niepotrzebne zamieszanie. Elektroniczne systemy rezerwacji pozwolą ci natomiast szybko zarezerwować zasoby na konkretny dzień, okres i godzinę z dowolnego miejsca.
Najważniejsze korzyści:
- Sprawne zarządzanie zasobami w firmie
- Efektywne wykorzystanie zasobów firmy
- Zaoszczędzenie czasu dzięki sprawnym działaniom
- Ewidencja zasobów, które mogą być rezerwowane przez pracowników
- Możliwość rezerwacji z dowolnego miejsca, co sprzyja warunkom pracy hybrydowej
System tzw. Hot Desk umożliwia zarządzanie liczbą pracowników znajdującą się w firmie, co ma pomóc w stopniowym powrocie pracowników do biura. Jest to nie tylko wygodne i oszczędzające czas rozwiązanie, ale także narzędzie, które zwiększa bezpieczeństwo w firmie.
Oto największe cechy i zalety aplikacji Rezerwacja Biurek:
- Rezerwacja biurek w firmie przez pracowników tzw. Hot Desk
- Zachowanie bezpieczeństwa sanitarnego podczas powrotu pracowników do firmy
- Zarządzanie liczbą pracowników w firmie
- Raporty w wykorzystania miejsc pracy
- Możliwość dołączenia ankiety o aktualnym stanie zdrowia pracownika
- Rezerwacja Biurek to aplikacja, która może być bezpośrednio zintegrowana z systemem Rezerwacja Salek Konferencyjnych.
Rezerwacja Salek Konferencyjnych
Rezerwacja Salek Konferencyjnych to jedna z aplikacji Systeo365, która pozwoli ci sprawnie zarezerwować salę konferencyjną w firmie i efektywnie zaplanować spotkanie z dowolnego miejsca. Rezerwacja Salek Konferencyjnych umożliwia dokonanie rezerwacji w wybranym dniu i przedziale godzinowym, a dzięki „kalendarzowi rezerwacji” daje podgląd dokonanych rezerwacji w danym miesiącu. Rezerwacja sal konferencyjnych jest także możliwa przy użyciu zainstalowanego przed salą tabletu.
Aplikacja Rezerwacja Salek podobnie jak inne narzędzia Systeo365 jest zintegrowana z Microsoft 365 oraz komunikatorem Microsoft Teams, ale także pozwala na wysyłanie zaproszeń na planowane spotkanie kompatybilnych z pocztą e-mail Microsoft Outlook.
Oto najważniejsze cechy i zalety aplikacji Rezerwacja Salek Konferencyjnych:
- Rezerwacja salek i sal konferencyjnych w firmie w wybranym terminie i przedziale godzinowym
- Widok kalendarza salek - zarządzanie salkami i dostęp do informacji dotyczących rezerwacji sal w firmie
- Możliwość edytowania informacji dotyczących salek w firmie i opisania ich wyposażenia
- Możliwość dodania zdjęć salki pomocnych przy wyborze odpowiedniej sali na planowane spotkanie
- Możliwość zintegrowania z aplikacją Rezerwacja Biurek
- Efektywne planowanie spotkań w firmie
- Możliwość anulowania rezerwacji sali w dowolnym momencie
- Wysyłanie zaproszeń na planowane spotkanie i zintegrowanie ich z pocztą Microsoft Outlook
- Aplikacja Rezerwacja Salek umożliwia zajęcie wolnej salki na szybkie spotkanie poprzez zainstalowany przed salą tablet.
Rezerwacja Miejsc Parkingowych
System Rezerwacji Miejsc Parkingowych to aplikacja dostępna zarówno na urządzenia stacjonarne, jak i mobilne. Jest lekarstwem na niekończące się problemy pracowników z poszukiwaniem odpowiedniego miejsca parkingowego przed rozpoczęciem pracy. Aplikacja Rezerwacja Miejsc Parkingowych uporządkuje bieżące kwestie dostępności i zajmowania miejsc.
Oto największe cechy i zalety aplikacji Rezerwacja Miejsc Parkingowych:
- Elektroniczna rezerwacja i zwalnianie miejsc parkingowych
- Obsługa dla telefonów komórkowych z systemem Android lub iOS
- Możliwość przypisywania miejsc do właścicieli i grup pracowników
- Zarządzanie miejscem parkingowym podczas urlopu właściciela
- Zarządzanie miejscami przez administratora aplikacji
- Usprawnienie i automatyzacja procesu rezerwacji miejsc na parkingu firmowym
Poza rezerwacją zasobów w kontekście pracy hybrydowej ważne jest rejestrowanie obecności pracowników oraz ewidencja czasu pracy, zarówno tej wykonywanej w biurze, jak i w trybie home office.
Prowadzenie w firmie tradycyjnej listy obecności może być problematyczne, zwłaszcza przy dużej ilości pracowników. Papierowe dokumenty często zawierają błędy, a rubryki są niewłaściwie wypełniane przez pośpiech czy nadmiar zadań nawet wtedy, gdy przygotowano doskonały wzór karty obecności. Ryzyko popełnienia błędu przy użyciu narzędzi elektronicznych jest natomiast ograniczone do minimum.
Co więcej, wykorzystując elektroniczny system ewidencji czasu pracy można zyskać wgląd w skład kadrowy pracując z dowolnego miejsca. W przypadku ewentualnego błędu lub luki w obecnościach pracodawca ma możliwość dużo szybszego zareagowania na sytuację niż w przypadku dokumentów tradycyjnych. Bardzo trudna do zrealizowania za pomocą dokumentów papierowych ewidencja czasu pracy w trybie zdalnym (Home Office), która za pomocą narzędzia online jest znacznie prostsza i bardziej wiarygodna.
Aplikacja Elektroniczna Karta Obecności wspiera sporządzanie listy obecności pracowników w organizacji oraz pracy w trybie zdalnym (Home Office). Umożliwia także planowanie i zgłaszanie absencji przez pracowników. Ważnym elementem aplikacji Elektroniczna Karta Obecności jest także możliwość tworzenia grafików obecności przez przełożonego na każdy tydzień pracy.
Oto najważniejsze cechy i zalety aplikacji Elektroniczna Karta Obecności:
- Grafiki obecności pracowników – rejestracja pracy w organizacji lub pracy trybie zdalnym (Home Office)
- Grafiki nieobecności pracowników – rejestracja absencji w organizacji urlop, choroba
- Raportowanie wykonanych czynności
- Akceptacja dnia pracy przez przełożonego
- Lepsza kontrola pracy i monitorowanie obecności pracowników
- Rejestracja czasu pracy
- Dostęp do informacji na różnych urządzeniach (komputer stacjonarny, laptop, aplikacja mobilna na tablet lub smartfon)
Wszystkie powyższe aplikacje Systeo365 działają w Twoim środowisku Microsoft 365 (Office 365) - bezpośrednio w komunikatorze Teams, więc nie musisz inwestować w dodatkowe licencje. Dzięki znajomej platformie znacznie prostsza staje się także obsługa aplikacji. Korzyścią wdrażanych przez Systeo aplikacji low-code jest także szybki czas realizacji oraz możliwość rozbudowania narzędzi o dodatkowe funkcje i dostosowanie ich do indywidualnych potrzeb firmy.