Z perspektywy naszego doświadczenia możemy powiedzieć, że tak, jak najbardziej, ale tylko wtedy, jeśli zdecydujemy się Intranet powiązać z innymi narzędziami usprawniającymi komunikację i procesy wewnątrz organizacji.
Z czego najczęściej składa się klasyczny firmowy Intranet oparty na usłudze SharePoint Online?
W zdecydowanej większości taki portal składa się z witryn, które są powiązane ze sobą odwzorowując strukturę lub obszary firmy. Mamy zatem witrynę główną będącą stroną startową Intranetu oraz pozostałe witryny zarządzane np. przez Zarząd, dział HR, komunikacji, jakości itd. Na tych witrynach są dodawane strony z instrukcjami lub wiadomości zawierające komunikaty dla pracowników. Czasem pojawią się jakieś formularze Forms, prezentacje plików lub same pliki. Wprawny użytkownik platformy Microsoft 365 jest w stanie dodać listy SharePoint lub inne wbudowane Webparty. Z wykorzystaniem tych narzędzi jesteśmy w stanie obsłużyć około 30% oczekiwań funkcjonalnych klasycznego Intranetu. Istotne jest to, że mając dostęp do nawet najtańszych subskrypcji Microsoft 365 i naprawdę niedużych umiejętności technicznych jesteśmy w stanie zbudować taki podstawowy Intranet w zasadzie bez kosztowo w firmie. Będzie to już konkretna baza informacji firmowych, która jest podana w sposób przyjazny i ciekawy dla naszych pracowników. Dobrą informacją jest to, że możemy zrobić to wszystko samemu. Pomocy na ten temat w Internecie jest naprawdę dużo. Można też skorzystać z doświadczenia takiej firmy jak Systeo, która odpowiednio skonfiguruje poszczególne witryny, nada uprawnienia dla użytkowników, ustawi design i kolorystykę naszych witryn i przede wszystkim przeszkoli przyszłych redaktorów w organizacji w tworzeniu postów i materiałów informacyjnych.
Po takim wdrożeniu Intranetu można powiedzieć, mamy to! Jednak czy na pewno nasz nowy Intranet wzbudzi zainteresowanie pracowników?
Na pewno każdy chociaż raz tam wejdzie, aby zobaczyć, jak wygląda, przeczyta i zapozna się ze wszystkimi artykułami lub instrukcjami. Natomiast czy będzie tam zaglądał regularnie? Zależy to pewnie już od przyszłych ogłoszeń i komunikatów. Z naszych doświadczeń wiemy, że nie będzie raczej aktywnym użytkownikiem wdrożonej platformy. Dlaczego? Bo wszystkie ważne dla niego narzędzia i tak są w innych systemach lub ich po prostu nie ma w firmie.
Jak zatem zadziałać? Co zrobić, aby Intranet nie „umarł” po 4 tygodniach po wdrożeniu? Z naszego doświadczenia popartego już kilkuletnim zajmowaniem się tą tematyką możemy to podpowiedzieć. Należy zacząć od tego, aby do Intranetu dodać narzędzia, które pozwolą usprawnić proste procesy w organizacji. Dać użytkownikom możliwość interakcji, tak aby Intranet nie był tylko narzędziem do komunikatów, ale do komunikacji.
Jak to zrobić i od czego zacząć? Chętnie podzielimy się tą informacją już w kolejnym artykule.
CDN.