Korzyści płynące z hybrydowego trybu pracy i pomocne aplikacje Systeo365
Praca hybrydowa przez wiele organizacji jest traktowana jako „złoty środek” pomiędzy spędzaniem wielu godzin w biurze, a trybem Home Office, w stosunku do którego pracodawcy wciąż mają wiele obaw. W poprzednim artykule na naszym blogu przedstawiliśmy Wam najważniejsze kryteria, których spełnienie może zagwarantować usprawnienie i zwiększenie efektywności hybrydowego wymiaru pracy. Teraz przyszła pora na korzyści, na które mogą liczyć zarówno pracodawcy, jak i pracownicy firmy.
Myśląc o idealnym modelu pracy, aż 77% pracowników wskazuje na tryb hybrydowy, który łączy ze sobą sposoby świadczenia pracy w biurze z pracą zdalną. Co więcej, zaledwie 14% chciałoby wrócić do modelu sprzed wybuchu pandemii. Celem trybu hybrydowego jest znalezienie równowagi pomiędzy potrzebami poszczególnych pracowników, a ich zdolnością do współpracy oraz efektywnością. Kiedy ponad rok temu firmy zostały zmuszone, do opuszczenia biura, przełożeni uzmysłowili sobie, że istnieją narzędzia, które pozwalają na pracę z dowolnego miejsca. Po kilku miesiącach spędzonych w izolacji pracownikom brakowało jednak zapału, nie potrafili się skupić i brakowało im kontaktu ze współpracownikami.
Wydaje się więc, że oczywistym byłby powrót do tradycyjnego modelu pracy. Nic bardziej mylnego. Oprócz podtrzymywania wzajemnych relacji, dla pracowników ważne są także elastyczne godziny pracy oraz efektywne wykorzystanie czasu, jaki tracili w trakcie dojazdów do biura. Coraz częściej obserwuje się trend, w którym pracownicy dopasowują harmonogram pracy do życia osobistego, a nie odwrotnie.
Jakie korzyści Twoja firma wyniesie z hybrydowego trybu pracy?
- Większa wydajność
Na początku pracodawcy obawiali się, że podobnie jak podczas Home Office, pracownicy stracą na efektywności. Stało się jednak odwrotnie. W przeprowadzonym przez firmę Microsoft badaniu aż 82% liderujących firm Europy przyznało, że ich organizacje zanotowały wzrost wydajności lub pozostała ona na równym poziomie. Co może być tego przyczyną? Z pewnością możliwość zarządzania własnym czasem przez pracowników, którzy nie muszą tracić czasu na stanie w korkach podczas podróży do i z biura, mogą dokonać szybkich poprawek lub wykonać łatwe polecenia w dowolnym miejscu, a także utrzymać koncentrację w spokojnym i dostosowanym do własnych potrzeb w biurze Home Office.
Zmiana trybu pracy wymaga dopełnienia wszystkich formalności, rezerwacji stanowiska, sali oraz miejsca parkingowego przez pracownika, który kolejnego dnia ma pojawić się w biurze. W trybie Home Office jest to dodatkowo utrudnione i wymaga odpowiednich narzędzi, aby pomogły bez przeszkód wykonywać swoje obowiązki.
Aplikacja Rezerwacja Miejsc Parkingowych pomaga pracownikom zarządzać miejscami parkingowymi w firmie także w trybie pracy hybrydowej, dzięki możliwości rezerwacji poprzez Microsoft Teams oraz aplikację mobilną. Aby uniknąć chaosu, pracownicy mogą zostać przypisani do konkretnych grup i rezerwować tylko dedykowane im miejsca. Dzięki temu każdy z działów będzie miał do rozdysponowania odpowiednią liczbę miejsc parkingowych.
Każdy z pracowników może także złożyć rezerwację dla swojego gościa. Aby funkcja ta nie była nadużywana, każdy wniosek musi być zaakceptowany przez administratora aplikacji, który dokonuje ostatecznej rezerwacji.
- Zadowolenie pracowników
Wszystkie powyższe zalety przekładają się na satysfakcję pracowników z pracy. Podwładni nie tracą motywacji, żyją w mniejszym stresie i czerpią z pracy większą przyjemność. Mają możliwość popracowania w ciszy, ale także podtrzymywania dobrego kontaktu ze współpracownikami. W dodatku zwiększy to bezpieczeństwo w firmie podczas pandemii. Choć największe zagrożenie już minęło, wciąż mówi się o tym, że wirus zostanie z nami na dłużej. Warto więc odpowiedzialnie zarządzać przestrzenią biurową.
Obecnie wiele firm rezygnuje z części przestrzeni biurowych ze względu na wprowadzenie systemu pracy hybrydowej. Jest to korzystne szczególnie z perspektywy finansowej, gdyż pozwala na oszczędności, ale wymaga jednocześnie sprawnego i łatwego systemu wspomagającego rezerwację przestrzeni biurowej.
Aplikacja Systeo Rezerwacja Biurek, czyli tzw. Hot Desk umożliwia zarządzanie liczbą pracowników znajdujących się w biurze oraz bezpiecznie rozporządzać przestrzenią firmy. System rezerwacji biurek jest zintegrowany z Twoim środowiskiem Microsoft 365 oraz komunikatorem Microsoft Teams, dzięki czemu nie musisz inwestować w dodatkowe licencje.
Aplikacja Rezerwacja Biurek zawiera wszystkie informacje o danym stanowisku: numer biurka, jego opis, numer piętra i pokoju, na którym się znajduje. Pozwala to pracownikom zaoszczędzić czas na poszukiwanie stanowiska oraz wybranie dopasowanego do swoich potrzeb biurka. Stanowisko może zostać zarezerwowane w określonym przedziale godzinowym, na cały dzień lub kilka dni – eliminuje to konieczność powtarzania rezerwacji, jeśli pracownik wie, że spędzi w biurze więcej czasu. Co więcej, rezerwacja może być dokonana z poziomu przeglądarki, Microsoft Teams lub aplikacji mobilnej, dzięki czemu pracownicy mogą rezerwować biurka z dowolnego miejsca. Aby zapobiec tzw. pustym rezerwacjom, proces musi być potwierdzony w dniu rezerwacji. Za pomocą systemu Hot Desk można wyświetlić listę zarezerwowanych stanowisk wraz z osobami rezerwującymi. Raport ten pozwala wyszukać osoby, które są w danym dniu w biurze. Przed rezerwacją pracownik może zostać poproszony o wypełnienie ankiety dotyczącej stanu zdrowia. Ponieważ może zaistnieć sytuacja, w której pracownik nie będzie mógł zarezerwować stanowiska sam, aplikacja Rezerwacja Biurek pozwala na dokonanie rezerwacji przez administratora. Administrator aplikacji może także przypisać poszczególne stanowiska do grup pracowników, dzięki czemu będzie mieć pewność, że biurko zostanie zarezerwowane przez pracownika odpowiedniego działu.
Rezerwacja Biurek może być zintegrowana z aplikacją Rezerwacja Salek Konferencyjnych, która ułatwia planowanie spotkań w firmie. Podobnie jak w przypadku biurek, pracownicy mają dostęp do listy sal wraz z jej opisem, a także podglądem w postaci zdjęć. Dzięki temu łatwiej zarezerwować odpowiednią salę dla poszczególnych spotkań firmowych. Aby usprawnić komunikację, rezerwujący salę konferencyjną może zaprosić inne osoby do uczestnictwa w spotkaniu z poziomu aplikacji. System Rezerwacja Salek Konferencyjnych dzięki integracji z pocztą e-mail Microsoft Outlook automatycznie wysyła plik z dodaniem terminu zarówno do kalendarza rezerwującego, jak i osób zaproszonych. W efekcie wiele procesów wykonywanych jest z poziomu jednego narzędzia. Jako że nie raz zdarza się, że o spotkaniu dowiadujemy się w ostatniej chwili, aplikacja Rezerwacja Salek Konferencyjnych umożliwia dokonanie rezerwacji „ad hoc” z poziomu tabletu zainstalowanego przed salą, na którym są wyświetlane wszystkie informacje dotyczące rezerwacji danej sali.
- Obniżone koszty i innowacja
Oszczędności to z pewnością jedna z zalet pracy hybrydowej. Niższe koszty utrzymania biura nie przyjdą jednak same – trzeba postawić na innowację oraz zaufać nowym technologiom, odstawiając na bok tradycyjne metody zarządzania przestrzenią biurową. Jeśli firma wie, ilu pracowników może spodziewać się w danym dniu w biurze, może zaplanować zagęszczenie przestrzeni obniżając przy tym koszty wynajmu zasobów oraz innych wydatków biznesowych.
Aplikacja Elektroniczna Karta Obecności wspiera sporządzanie listy obecności pracowników dla całego zespołu lub pojedynczych pracowników wykonujących swoje obowiązki w biurze, jak i trybie Home Office. Obsługa aplikacji jest możliwa przez przeglądarkę, Microsoft Teams lub urządzenie mobilne. Grafik pracy utworzony przez przełożonego pozwala zdefiniować rodzaj obecności lub nieobecności pracownika w danym dniu i przedziale czasowym. Rejestracja obecności jest także możliwa w przypadku pracownika nienależącego do żadnego zespołu lub nieposiadającego przełożonego. Wszyscy pracownicy mają możliwość zgłaszania rodzaju wykonywanej pracy w danym dniu – tryb stacjonarny lub zdalny. Po utworzeniu grafiku pracy zostają utworzone karty pracy, w których pracownicy w prosty sposób mogą zdefiniować czas rozpoczęcia pracy oraz czynności, które wykonali. Dzięki temu pracodawca może zapoznać się z czynnościami wykonanymi przez poszczególnych pracowników pracujących zarówno w biurze, jak i trybie Home Office. Na bazie kart pracy aplikacja Elektroniczna Karta Obecności generuje miesięczny raport przepracowanych dni.
W Systeo wiemy, jak ważny jest sprawny obieg dokumentów w firmie. Proces ten od zawsze był jednak długotrwały i kolidował z innymi zadaniami. Co więcej, w czasie kiedy większość osób pracuje zdalnie, przekazywanie tradycyjnych dokumentów stało się problematyczne, więc koniec końców każda firma musiała zdecydować się na wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentacji. Aplikacja Elektroniczny Obieg Dokumentacji eliminuje tradycyjne problematyczne przekazywanie dokumentów, faktur oraz korespondencji firmowej na rzecz szybkiego i innowacyjnego rozwiązania.
Elektroniczny obieg dokumentacji realizowany jest za pomocą formularza. Osoba odpowiedzialna za rejestrację dokumentu skanuje go, a następnie dołącza w formie pliku oraz uzupełnia określone dla danego rodzaju dokumentu informacje. Dzięki specjalnemu modułowi umożliwia rejestrację nadawców i odbiorców poszczególnych plików w systemie bez konieczności wpisywania ich ponownie. Możliwe jest także dodanie do aplikacji etapów zatwierdzania i ich kolejności. W przypadku błędu lub przeoczenia informacji istnieje możliwość odesłania pliku do poprzedniego działu.
Wprowadzenie hybrydowego modelu pracy jest korzystne zarówno dla właścicieli firm, jak i pracowników. Aby praca zdalna przynosiła korzyści, satysfakcję oraz nie stwarzała dodatkowych problemów związanych z zarządzaniem zasobami firmy, obiegiem dokumentów, czy rejestracją obecności i czasu pracy pracowników należy wdrożyć odpowiednie narzędzia ułatwiające współpracę między biurem a stanowiskami Home Office. Przedstawione powyżej aplikacje Systeo 365 mogą być jednymi z nich!