Ostatni nasz artykuł zakończyliśmy na spostrzeżeniu, że Intranet oparty tylko o bierne komunikaty może szybko stracić na zainteresowaniu wśród pracowników. W tym artykule omówimy co należy zatem zrobić, aby pobudzić Intranet do życia, tak by nie była to tylko tablica ogłoszeń działu HR i Zarządu.
Naszym zdaniem należy dodać do Intranetu firmowego pozostałe usługi Microsoft 365, takie jak Power Automate, Forms, listy SharePoint, powiadomienia do aplikacji Teams lub Outlook, a następnie połączyć je, tak aby utworzyły logiczne narzędzia wpierające proste procesy firmowe. To mogą być wnioski o dostęp do informacji lub zasobów IT, zamawianie kuriera, prosta wypożyczalnia narzędzi, wewnętrzne aukcje sprzętu firmowego przeznaczonego do wymiany, zamawianie wizytówek, informacje o bonusach itp.
Pomysłów i możliwości może być bardzo dużo. Czy zatem jest to bezpieczny kierunek? Czy warto rozwijać elementy list SharePoint, formularze Forms, przebiegi Power Automate? Tak, jak najbardziej warto iść w rozbudowę tych elementów platformy Microsoft. Wykorzystując wyżej wymienione usługi platformy Microsoft 365, możemy zbudować różne narzędzia wspierające komunikację firmową, należy jednak zwrócić uwagę na parę rzeczy. My z naszego doświadczenia wiemy już, że jeżeli proces będzie zbyt skomplikowany to narzędzie będzie mało przejrzyste. Listy SharePoint mają swoje zasady prezentacji danych i jeżeli umieścimy w nich zbyt dużo kolumn to zaczynają być one mało czytelne. Przy budowie takich narzędzi należy mieć też doświadczenie w tym jak zarządzać uprawnieniami w listach SharePoint, a i to czasem nie wystarczy bo pewne konfiguracje będą po prostu niemożliwe do zrobienia. Z doświadczenia wiemy jednak, że mniej skomplikowane procesy można spokojnie obsłużyć w ramach dostępnych usług Microsoft 365.
Czy takie dodatkowe narzędzia wpływają na zwiększenie efektywności oraz zachęcają do częstszego odwiedzania Intranetu przez pracowników? Tak, a efekt jest widoczny już po kilku tygodniach. Od teraz pracownik nie pojawia się w Intranecie tylko wtedy kiedy pojawia się nowy komunikat, ale też kiedy chce załatwić jakąś firmową sprawę, coś wypożyczyć lub zakupić oraz interaktywnie uczestniczyć w życiu firmy. Z naszych doświadczeń możemy potwierdzić, że dodanie odpowiednio skonfigurowanych mechanizmów Power Automate, list SharePoint czy formularzy Forms uzupełnia Intranet o około kolejne 20% oczekiwań funkcjonalnych.
Pozostaje więc pytanie, czy jesteśmy w stanie sami dodać takie funkcje lub narzędzia? Oczywiście, że tak, ale wymaga to już pewnej wiedzy technicznej i doświadczenia. Nie jest to już tak proste jak dodawanie artykułów czy Webpartów. Z pomocą tutaj może przyjść firma Systeo, która ma już ponad 6 letnie doświadczenie w budowie zaawansowanych flow oraz mechanizmów w ramach narzędzi dostępnych dla platformy Microsoft 365.
Czy zatem mamy już kompletny Intranet, który cieszy się popularnością wśród pracowników i jest uzbrojony we wszystkie rozwiązania i narzędzia? Jest już lepiej, ale to jeszcze nie jest efekt, który dawałby 100% satysfakcji funkcjonalnej i zachęcałby do codziennych odwiedzin. W kolejnym artykule podpowiemy jak skutecznie podnieść poziom zainteresowania Intranetem do poziomu satysfakcjonującego.
CDN.