W obecnym środowisku biznesowym, departamenty HR odgrywają kluczową rolę w zapewnieniu efektywnego zarządzania zasobami ludzkimi. Dział HR, niezależnie od wielkości organizacji potrzebuje aktualnie nowoczesnych rozwiązań, które umożliwiają wydajną pracę, optymalizację procesów personalnych i szybką adaptację do zmieniających się warunków rynkowych.
W tym kontekście, Microsoft 365 staje się nie tylko narzędziem do komunikacji i pracy z dokumentami, ale także kompleksowym środowiskiem, które umożliwia automatyzację wielu procesów związanych z zarządzaniem kadrą pracowniczą. Wiele firm, które na co dzień pracuje już w ramach środowiska Microsoft 365, nie jest być może świadomych pełnego zakresu jego możliwości.
Tytułem krótkiego wprowadzenia – w Microsoft 365, a dokładniej w ramach zestawu usług dostępnych w Microsoft Power Platform dostępne są różne narzędzia do automatyzacji procesów. Power Apps umożliwia tworzenie niestandardowych aplikacji biznesowych wymagających niewielkiej ilości kodu. Power Automate pozwala zautomatyzować powtarzalne procesy biznesowe i przepływ pracy w organizacji. Natomiast Power BI to narzędzie do wizualizacji danych, które pozwala na tworzenie raportów i analiz. Wszystkie wymienione usługi mają różne funkcjonalności i mogą być używane osobno, jednak ich pełny potencjał uwalnia się szczególnie przy wykorzystaniu ich współpracy.
Jakie procesy personalne możemy obsłużyć w Microsoft 365?
Tak naprawdę możliwości są nieograniczone – wyżej wymienione usługi Microsoft pozwalają na budowę rozwiązania mogącego obsłużyć dowolny proces biznesowy – od prostej powtarzalnej czynności do zaawansowanych, wieloetapowych i złożonych zagadnień. Poniżej kilka przykładów zastosowań w kontekście obszaru HR.
Automatyzacja procesu cyklu życia pracownika (ang. employee lifecycle)
Cykl życia pracownika, czyli proces składający się z poszczególnych etapów funkcjonowania pracownika w organizacji wymaga narzędzia, które będzie zbierało wszystkie informacje o pracowniku i jednocześnie będzie wspierało dział HR, przełożonych oraz inne działy organizacji jak np. dział IT w realizacji zadań w stworzeniu dla pracownika komfortowego i wydajnego środowiska pracy. Wdrożenie aplikacji automatyzującej czynności od onboardingu, przez utrzymanie i rozwój pracownika, aż po jego offboarding to sposób na pełną przejrzystość i optymalizację etapów cyklu zatrudnienia. Dział HR zyskuje wówczas możliwość łatwego zarządzania danymi pracowników i planowania dalszego rozwoju ich kariery. Dzięki wdrożeniu systemu obsługującego poszczególne etapy cyklu życia pracownika dział personalny ma możliwość analizy gromadzonych danych, aby monitorować wskaźniki efektywności pracy i identyfikować obszary do optymalizacji.
Wnioski urlopowe i karty obecności w formie elektronicznej
Kolejnym przykładem narzędzi, które można wdrożyć w środowisku Microsoft 365 są aplikacje związane z rejestracją nieobecności (e-Wnioski Urlopowe) oraz grafikami pracy i rejestracją pracy zdalnej (e-Karta Obecności). Tradycyjne obsługa procesów związanych z zarządzaniem absencjami i urlopami może być czasochłonna, zwłaszcza w dużych organizacjach. W tym przypadku można w pełni automatycznie obsłużyć proces zgłaszania, zatwierdzania i monitorowania absencji pracowników dzięki czemu zarządzanie urlopami staje się bardziej przejrzyste, a pracownicy mają łatwiejszy dostęp do informacji dotyczących swoich dni wolnych. Dodatkowo w łatwy sposób można obsłużyć automatyzację podpisu, tworzenie comiesięcznych zestawień obecności pracowników czy kontrolować niedogodziny lub godziny nadliczbowe.
Co istotne przy wdrożeniu aplikacji obsługujących procesy związane z rejestracją nieobecności, pracy w trybie home office, OPZ firma ma pełną zgodność z najnowszymi przepisami prawa i nowelizacjami Kodeksu pracy. Ponadto dzięki możliwości wymiany danych pomiędzy różnymi modułami w ramach jednego ekosystemu Microsoft dział HR i kadra zarządcza ma kompleksową ewidencję obecności i absencji pracowników w firmie czy informacji o pracy zdalnej, dzięki czemu może podejmować szybkie decyzje, w taki sposób, aby zachować płynność działań w organizacji i dostosować zadania do aktualnej sytuacji wewnętrznej.
Oceny pracownicze online
Ostatnim konkretnym przykładem zastosowania technologii Microsoft w automatyzacji HR są oceny pracownicze. Proces oceny może zostać w pełni zautomatyzowany i skonfigurowany tak, aby najlepiej odpowiadał specyfice danej organizacji. Niezależnie od tego w jakiej formie organizacja przeprowadza oceny pracowników, czy jest to roczna ocena kompetencji z określeniem planów rozwoju pracownika na najbliższy czas czy może realizuje ocenę w modelu 180 lub 360 stopni, bądź bierze pod uwagę wszystkie te elementy. Formularze ocen i funkcje aplikacji w Microsoft 365 mogą być bowiem elastycznie dostosowane. Co istotne możemy wygenerować szczegółowe raporty i analizy na podstawie zebranych podczas ocen danych. Dzięki temu można skuteczniej monitorować postępy pracowników, identyfikować obszary do rozwoju oraz podnosić jakość zarządzania zasobami ludzkimi.
Przykładowy ekran aplikacji Ocena 360 stopni dla Microsoft 365
Procesy dedykowane dla działu HR
Dla wielu procesów zastosowanie może znaleźć gotowe narzędzie obsługujących przykładowo opisane powyżej obszary. Co jednak w sytuacji, gdy potrzeby dotyczące danego projektu zaczynają wykraczać poza standardowe funkcje i potrzebne będzie w pełni unikalne narzędzie? Platforma Microsoft 365, tak jak wspomnieliśmy już na początku artykułu, daje możliwość do stworzenia aplikacji obsługującej dowolny proces biznesowy. Tak więc, dzięki elastyczności dostępnych usług pozwala na budowę od podstaw oprogramowania dedykowanego, projektowanego i tworzonego pod określone wymagania i specyfikację lub wykorzystanie mechanizmów gotowych bazowych, modyfikacji i dostosowanie ich do własnych potrzeb czy ich rozbudowę o dodatkowe funkcjonalności. Najczęściej dedykowane narzędzie ma swoje zastosowanie w przypadku gdy organizacja ma specyficzne procesy biznesowe, dany proces stale ewoluuje lub firma korzysta z innych systemów zewnętrznych, które chciałaby dodatkowo zintegrować. Jaką przewagę daje w tym przypadku technologia Microsoft? Aplikacje stworzone w low-code Power Platform są łatwiejsze do skalowania a co za tym idzie mogą „rosnąć” wraz z rozwojem biznesu zamawiającego. Proces skalowania jest znacznie prostszy i bardziej ekonomiczny niż przy tradycyjnym programowaniu.
Podsumowanie – nowoczesna obsługa procesów HR w Microsoft 365
Automatyzacja procesów HR w Microsoft 365 oferuje efektywne narzędzia m.in. do zarządzania wyzwaniami pracowniczymi, obsługi absencji, obsługi pracy hybrydowej, szkoleń i rozwoju zawodowego czy komunikacji wewnętrznej. Dzięki temu, departament HR może skupić się na bardziej strategicznych aspektach zarządzania zasobami ludzkimi, a pracownicy korzystają z nowoczesnych i produktywnych rozwiązań, w ramach jednego spójnego środowiska pracy, które poprawiają ich doświadczenie pracy w organizacji. Aplikacje w środowisku Microsoft 365 klienta obsługujące różnego rodzaju obszary, mogą być uruchomiane bezpośrednio w komunikatorze MS Teams. Dzięki takiemu podejściu tworzymy dla firmy i jej użytkowników jedno rozbudowane, ale zarazem intuicyjne środowisko pracy. Co istotne, jeżeli wdrażamy aplikacje w środowisku Microsoft 365 użytkownicy nie muszą logować się i wprowadzać danych do żadnych zewnętrznych systemów, a firma nie musi inwestować wówczas w dodatkowe licencje czy środowisko informatyczne.
Sprawdź gotowe moduły dla HR dostępne do obsługi w MS Teams:
 |
 |
 |
 |
 |
 |