Audyty wewnętrzne są kluczowym elementem w zapewnianiu i doskonaleniu skuteczności systemu zarządzania jakością w firmie. Głównym celem audytów wewnętrznych jest ocena czy procesy związane z jakością są zgodne z ustalonymi procedurami, normami oraz wymaganiami, a także identyfikacja obszarów wymagających doskonalenia.
Przyglądając się bliżej najważniejszym powodom przeprowadzania audytów w dziale jakości niewątpliwie można wśród nich wymienić:
- Zapewnienie zgodności: Audyty pomagają sprawdzić, czy firma działa zgodnie z odpowiednimi standardami jakości, normami przemysłowymi i regulacjami. Pozwala to uniknąć potencjalnych problemów prawnych i negatywnych skutków związanych z niewłaściwymi praktykami.
- Wykrywanie problemów: Audyty jakości umożliwiają identyfikację słabych punktów w procesach i systemach jakości, co pozwala na wdrożenie działań naprawczych przed pojawieniem się poważniejszych problemów. Dzięki temu organizacja może działać bardziej efektywnie i unikać kosztownych błędów.
- Doskonalenie procesów: Audyty dostarczają cennych informacji zwrotnych na temat procesów wewnętrznych. Pozwalają one na identyfikację obszarów wymagających optymalizacji i doskonalenia, co prowadzi do zwiększenia wydajności i jakości produktów lub usług.
- Weryfikacja dostawców: Audyty jakości mogą być również stosowane w celu oceny jakości i zgodności dostawców z ustalonymi standardami. Dzięki temu organizacja może dokonać właściwego wyboru partnerów biznesowych, co ma kluczowe znaczenie dla jakości finalnych produktów lub usług.
- Działania zapobiegawcze: Audyty jakości pozwalają na wczesne wykrywanie potencjalnego ryzyka i problemów, co umożliwia wdrożenie działań zapobiegawczych. Pozwala to organizacji uniknąć problemów w przyszłości i minimalizować negatywne konsekwencje.
- Certyfikacje i normy: W wielu branżach istnieją specyficzne normy jakości, których spełnienie może wymagać regularnych audytów. Certyfikacje, takie jak np. ISO 9001, wymagają przestrzegania określonych standardów jakości, co przyczynia się do wiarygodności i zaufania klientów.
Podsumowując główne cele, audyty wewnętrzne stanowią ważny element zarządzania jakością, pozwalający na zapewnienie zgodności, doskonalenie procesów, minimalizację ryzyka oraz zapewnienie satysfakcji klientów. Regularne audyty są kluczowe dla utrzymania wysokiej jakości produktów lub usług i skutecznego funkcjonowania organizacji. Warto zaznaczyć, że proces przeprowadzania audytów wewnętrznych może się różnić w zależności od charakteru firmy, branży oraz rozmiaru organizacji. Ważne jest jednak, aby audyty były przeprowadzane niezależnie i obiektywnie, aby zapewnić rzetelność wyników i skuteczność działań naprawczych.
Mając na uwadze wyżej wymienione kwestie świadczące o tym jak istotny dla organizacji jest to proces pojawia się pytanie - z jakimi wyzwaniami się on wiąże?
W pierwszej kolejności nasuwa się kwestia mnogości i zmienności informacji, wymagań, czasu jaki audytor musi poświęcić na zebranie materiałów przygotowujących audyt i na plan audytu oraz późniejszą analizę danych. Kolejna kwestia to osoby uczestniczące w procesie. Zdarza się bowiem, że robią to one niechętnie, najczęściej z uwagi na niezrozumienie przebiegu audytu czy mało przystępne informacje z nim związane. Dzieje się tak przez brak odpowiednich narzędzi. Firmy stosują często zestaw najbardziej podstawowych narzędzi jak przykładowo arkusze kalkulacyjne, edytory tekstowe czy maile, które z uwagi na brak specyficznych i dopasowanych do procesu funkcjonalności nie zaspokajają potrzeb audytorów. Oczywiście stanowią one pewne ułatwienie jednak nie stanowią integralnego narzędzia, które w przejrzysty sposób wspierałoby proces i osoby zaangażowane na każdym jego etapie, zbierając przy tym informacje i dokumentację audytową w jednym, uporządkowanym „repozytorium”.
Jak zatem usprawnić proces audytów wewnętrznych ISO?
Odpowiednio dostosowana aplikacja do audytów wewnętrznych może znacząco przyspieszyć wiele aspektów procesu audytu, a oszczędności czasowe dzięki niej mogą wynosić nawet do kilkudziesięciu procent. Jakie są kluczowe zalety wdrożenia oprogramowania do obsługi audytów? Niewątpliwie należy wśród nich wymienić:
- Automatyzacja rutynowych zadań: wdrożenie aplikacji automatyzującej proces audytów w organizacji rozwiązuje szereg problemów, które pochłaniają mnóstwo czasu, jak tworzenie planów audytów, niezbędnej dokumentacji czy tworzenie raportów. Pozwala to audytorom skupić się na bardziej złożonych zagadnieniach i obszarach wymagających szczególnej uwagi. To z kolei może poprawić jakość przeprowadzanego audytu.
- Szybki i bezpieczny dostęp do danych: aplikacja pozwala na zarządzanie procesem audytów w jednym miejscu, bez rozpraszania danych co powoduje większą przejrzystość. Dzięki temu użytkownicy zyskują szybki dostęp do istotnych informacji. To ogranicza potrzebę ręcznego przeszukiwania dokumentów, maili i arkuszy kalkulacyjnych. Co istotne, jeżeli wdrażamy aplikację w środowisku Microsoft 365 użytkownicy nie muszą logować się i wprowadzać danych do żadnych zewnętrznych systemów. Audyty wewnętrzne często dotyczą poufnych informacji ważne więc by zwrócić uwagę na bezpieczeństwo tych danych.
- Śledzenie postępu i harmonogramowanie: oprogramowanie do audytów może pomóc w monitorowaniu postępu prac audytorskich i w zaplanowaniu kolejnych kroków, co przeciwdziała opóźnieniom i chaosowi w procesie.
- Współpraca i komunikacja narzędzie zdecydowanie usprawnia kontakt między różnymi członkami zespołu audytowego i na szybką wymianę informacji i koordynację działań.
- Optymalizacja procesu i raporty: system pozwala na analizę zbieranych danych i generowanie raportów z przeprowadzonych audytów. Raporty generowane są automatycznie i obejmują wszystkie dane zapisywane w toku procesu audytowego. Wyniki raportu stanowią podstawę do zainicjowania prac korygujących czy sporządzenia dalszych planów postępowania oraz mogą posłużyć w ramach procesu certyfikacji
- Tworzenie podsumowania niezgodności: dzięki aplikacji po przeprowadzonym audycie możemy wygenerować jego podsumowanie wraz niezgodnościami oraz związanym z nimi planem naprawczym. Automatyzowany jest zatem także proces działań naprawczych, w ramach którego do odpowiednich zdań przydzielana jest osoba odpowiedzialna i planowana data usunięcia niezgodności
- Urządzenia mobilne: współczesne audyty wymagają często pracy zdalnej lub w terenie. Aplikacja powinna być zatem dostępna zarówno na komputerach stacjonarnych, jak i urządzeniach mobilnych, umożliwiając audytorom pracę w różnych warunkach.
Podsumowując wdrożenie aplikacji do audytów wewnętrznych to istotny krok w usprawnianiu procesów audytowych i zarządzaniu jakością w organizacji. Odpowiedni dla twojej organizacji system do przeprowadzania audytów ma zdolność znacznego skrócenia procesu audytowego poprzez automatyzację, szybki dostęp do danych, wykorzystanie zaawansowanych technologii i usprawnienie komunikacji. Kluczowe jest tutaj jednak dopasowanie aplikacji do potrzeb konkretnej organizacji oraz odpowiednie przygotowanie personelu, aby osiągnąć optymalne rezultaty. Aplikacja powinna w pełni odzwierciedlać istniejące procesy audytowe w organizacji. Dzięki temu audytorzy będą mogli łatwo zaadaptować się do nowego narzędzia, a współpraca będzie bardziej efektywna. Pamiętaj, że wdrożenie aplikacji to proces dynamiczny. Organizacja może się rozwijać, zmieniać się może również otoczenie regulacyjne, a sama technologia także postępuje. Dlatego warto utrzymywać elastyczność i gotowość do dostosowywania narzędzia w przyszłości.