Wsparcie procesów personalnych – moduły Systeo365 dla działu HR

Wsparcie procesów personalnych – moduły Systeo365 dla działu HR 

W ostatnich latach model pracy hybrydowej zrewolucjonizował rynek pracy w Polsce. Zdecydowana większość firm w naszym kraju zdecydowała się na wprowadzenie trybu hybrydowego w swojej organizacji i przekonało się o jej licznych zaletach. Zarówno zarząd firm, jak i sami pracownicy musieli jednak zmierzyć się z wieloma wyzwaniami i zainwestować w potrzebne narzędzia, które sprawiłyby, że efektywność firmy pozostanie równie wysoka lub jeszcze się zwiększy. Wyzwania te wciąż towarzyszą działom personalnym, które jako jeden z trzonów firmy odpowiadają za wiele procesów, dokumentów i wniosków. Co pozwoli zespołowi HR usprawnić te procesy? 

Niezbędne dla utrzymania płynności pracy oraz efektywności pracowników jest wprowadzenie narzędzi usprawniających działania pracowników zarówno w biurze, jak i trybie home office. Ważne, aby użytkownicy mogli czerpać korzyść z aplikacji bez względu na to, gdzie się znajdują.  

- Zdalny onboarding i offboarding 

Kiedy organizacja postanowiła wprowadzić hybrydowy model pracy, zmienić musiała się także forma przeprowadzanej rekrutacji. Firmy nie mogły nagle wstrzymać tego procesu, ale nie mogły także utrzymać jego dotychczasowej formy. Najlepszym rozwiązaniem było więc dostosowanie procesu wprowadzenia pracownika do firmy (onboardingu) do obecnych realiów. Nie było to jednak proste, gdyż onboarding nigdy nie był pojedynczym procesem, a całym szeregiem działań zmierzających do odpowiedniego wprowadzenia nowego pracownika w struktury funkcjonowania organizacji. Wówczas dużym wyzwaniem dla działu HR stała się logistyka zdalnego wdrażania pracowników w struktury organizacji. Należało przecież szybko i bezpiecznie podpisać umowę, przekazać potrzebny sprzęt, ale przede wszystkim płynnie wprowadzić nowego pracownika do zespołu tak, aby ten mógł zgrać się ze współpracownikami oraz zrozumieć wytyczone zadania i swoją rolę w firmie. Mimo zmiany trybu pracy, onboarding pozostaje bowiem tak samo ważny bowiem w przypadku źle przeprowadzonego onboardingu organizacje tracą 25% nowozatrudnionych pracowników w ciągu roku (źródło: Allied Workforce Mobility Survey). 

Onboarding Systeo365 

Biorąc pod uwagę obecne potrzeby firm Systeo stworzyło aplikację, która usprawnia proces wprowadzenia nowego pracownika do firmy. Narzędzie wspiera dział personalny w stworzeniu środowiska pracy dla nowego członka zespołu. Onboarding pozwala sprawnie wypełnić wszelkie formalności potrzebne, by odpowiednio wprowadzić nowego pracownika firmy, poprawiając wewnętrzną komunikację. Więcej o aplikacji Onboarding Systeo365 przeczytasz tutaj. 

Równie ważnym procesem, za jaki odpowiada dział personalny jest offboarding, a więc wyprowadzenie pracownika ze struktur firmy. Realizacja tego procesu również wymagała zmian, ale nie można było zapomnieć, że każdy popełniony błąd mógł rzutować na opinię o firmie jeszcze bardziej niże taki popełniony podczas onboardingu. Offboarding, a zatem proces rozstania pracownika z organizacją jest kluczowy nie tylko ze względu na utrzymywanie pozytywnych relacji z pracownikami opuszczającymi firmę, ale także na przyszłe rekrutacje. Jak? 56% kandydatów do pracy sprawdza opinię pracowników na temat danej firmy, zanim złoży dokumenty aplikacyjne (źródło: eRecruiter). Dobrze opracowany proces offboardingowy sprawi, że ryzyko przerwania lub utraty ciągłości pracy w firmie będzie znacznie mniejsze, a były pracownik będzie chciał pozostać w kontakcie z organizacją, co pozytywnie wpłynie na networking.  

Offboarding z Systeo365 

Aby móc równie dobrze zakończyć współpracę z pracownikiem, co ją rozpocząć warto zapoznać się z aplikacją Systeo Offboarding, która ułatwia przeprowadzenie procesu rozstania pracownika z firmą. Narzędzie wspiera dział personalny w dopełnieniu wszelkich formalności związanych ze zwolnieniem stanowiska w firmie. Aplikacja Offboarding usprawnia komunikację między działami firmy oraz pozwala na profesjonalne zakończenie współpracy z pracownikiem. Więcej o aplikacji offboarding przeczytasz tutaj.  

- Weryfikacja obecności pracowników i wykonanych zadań 

W hybrydowym trybie pracy wydajność pracowników jeszcze bardziej zyskała na znaczeniu. Chęci zarządu do monitorowania produktywności swoich podwładnych często jest jednak odbierana negatywnie. Pracownicy chcą bowiem swobodnie pracować w różnych miejscach i korzystać z elastycznych godzin pracy. Warto jednak zastanowić się, czy to sama chęć monitorowania pracy jest odbierana negatywnie, czy może po prostu firma korzysta z nieodpowiednich narzędzi? 

Zarząd, zespół HR i pracownicy innych działów powinni wspierać produktywność, współpracę i zaangażowanie w hybrydowym trybie pracy. Aby było to możliwe należy jednak zainwestować w odpowiednie narzędzia, które będą także odciążać pracowników przy wykonywaniu codziennych procesów. Funkcje takie jak automatyzacja podpisu, tworzenie comiesięczne zestawień czy kontrola nadgodzin i niedogodzin są korzystne zarówno dla pracodawców, jak i pracowników. Dział personalny ma natomiast znacznie mniej formalności do wypełnienia i jest narażony na mniej błędów związanych z kontrolą obecności poszczególnych pracowników. 

E-Karta Obecności z Systeo365 

Celem aplikacji Elektroniczna Karta Obecności jest sprawne raportowanie pracy wykonywanej przez pracowników oraz rejestracja ich obecności niezależnie od miejsca pracy. Narzędzie E-Karta Obecności wspiera sporządzanie listy obecności pracowników w organizacji oraz pracy w trybie zdalnym (Home Office), a także umożliwia zgłaszanie lub planowanie absencji jak np. urlop, zwolnienie lekarskie. Ważnym elementem narzędzia elektroniczna lista obecności jest możliwość budowy zespołów i tworzenia grafików obecności pracowników na każdy tydzień pracy przez przełożonego. Aby dowiedzieć się więcej o module Elektroniczna Karta Obecności, zapoznaj się ze stroną naszej aplikacji lub przeczytaj artykuł o nowościach w aplikacji.  

- Wypełnianie wniosków i załatwianie formalności 

Tradycyjne wypełnianie wniosków o urlop jest problematyczne zwłaszcza w hybrydowym trybie pracy. To właśnie wtedy zbędna biurokracja staje się jeszcze bardziej uciążliwa. Sprawne zarządzanie wnioskami umożliwia wprowadzenie rozwiązania do elektronicznych wniosków urlopowych. Ich wypełnienie trwa bowiem zaledwie chwilę, a odpowiedni wniosek wysyłany jest do kadr po kilku kliknięciach. Elektroniczne wnioski urlopowe znacznie usprawnią także dalszy obieg dokumentu i ułatwią wykonywanie obowiązków zespołowi HR. Dział personalny dowiaduje się o nowym wniosku niezwłocznie po jego wypełnieniu. Powiadomienia dla osób odpowiedzialnych za akceptację takiego wniosku przyspieszą proces obsługi danego zgłoszenia. W dodatku wszelkie informacje dotyczące czasu pracy, urlopów i nieobecności dział personalny ma w jednym miejscu. System samodzielnie zliczający dni urlopowe, jakimi dysponują pracownicy ułatwia pracę zespołowi HR i zmniejsza ryzyko błędu do minimum. 

E-Wnioski Urlopowe z Systeo365 

Aplikacja Elektroniczne Wnioski Urlopowe pozwala zrezygnować z tradycyjnego długotrwałego wypełniania wniosków o urlop na rzecz sprawnego i intuicyjnego obiegu wniosków urlopowych w trybie on-line. Aplikacja Elektroniczne Wnioski Urlopowe umożliwia dopasowanie e-wniosku do rodzaju planowanego urlopu (np. urlop wypoczynkowy, okolicznościowy, macierzyński, ojcowski, rodzicielski, wychowawczy, bezpłatny) oraz wypełnienie elektronicznego wniosku o urlop na żądanie. Integracja rozwiązania z modułem E-Karta Obecności daje możliwość kompleksowego zarządzania obecnościami i nieobecnościami pracownika, a także grafikami pracy oraz wytyczonymi zadaniami.  Użytkownicy mają bowiem wszystkie potrzebne informacje w jednym miejscu. Więcej o E-Wnioskach Urlopowych Systeo dowiesz się tutaj. Zachęcamy także do zapoznania się z najnowszymi funkcjami aplikacji w naszym artykule.  

- Przeprowadzenie zdalnej oceny pracowników 

W zdalnym i hybrydowym trybie pracy przeprowadzenie oceny pracowników w tradycyjny sposób zostało bardzo utrudnione o ile nie niemożliwe. Trudno bowiem dograć dostępność w pracowników w danych godzinach i dniach w biurze i przeprowadzić wieloetapową, kompleksową ocenę. Wydłużający się proces ocen pracowników to kolejne problem, z jakim muszą obecnie radzić sobie działy HR.  

Ocena Okresowa Pracownika z Systeo365 

Proponujemy wdrożenia aplikacji automatyzujących proces oceny pracowników zakładając przy tym elastyczność rozwiązań - możliwość dostosowania ich do procesu obowiązującego w danej organizacji, szybkie wdrożenie i łatwość obsługi. Ponieważ aplikacje zbudowane są na bazie środowiska Microsoft 365 - można uruchamiać je z poziomu znanego już doskonale wszystkim Microsoft Teams. Aplikacja Ocena Okresowa Pracownika pozwala w łatwy sposób przeprowadzić roczną ocenę pracowników. Możliwość integracji aplikacji Ocena Pracownika i dodatkowego pobrania wyników z narzędzia Ocena 360 Stopni umożliwia kompleksowe podejście do realizacji procesu ocen okresowych pracowników. Więcej informacji o aplikacji Ocena Okresowa Pracownika znajdziesz tutaj.  

Ocena 360 stopni z Systeo365 

O krok dalej idzie ocena 360 stopni, dzięki której pracownik dostaje feedback nie tylko od przełożonego, ale także współpracowników i swoich podwładnych. Ocena obejmie wówczas nie tylko wypełnienie codziennych obowiązków, ale także relacje ze współpracownikami czy kierowanie zespołem. Największą zaletą oceny 360 jest więc jej kompleksowość. Daje ona organizacji pełny obraz kompetencji pracownika oraz pokazuje jego słabsze strony we wszystkich obszarach. Aplikacja Ocena 360 Stopni wspiera dział personalny firmy w przeprowadzeniu oceny w modelu 180 lub 360 stopni. Z pomocą tego narzędzia ocena może zostać przeprowadzona zarówno na miejscu w biurze, jak i podczas pracy zdalnej w trybie Home Office. Ocena 360 stopni może być traktowana jako osobny moduł lub część rozbudowanej platformy komunikacyjnej Intranet, a także współpracować z innym narzędziem Systeo365 – Ocena Okresowa Pracownika, gdzie przełożony może zaimportować wyniki. Więcej informacji o aplikacji Ocena 360 stopni przeczytasz tutaj.  

 - Komunikacja i przepływ informacji  

Future Business Institute, ponad połowa badanych wskazuje komunikację online jako najważniejszą rzecz do poprawy w funkcjonowaniu firmy. Organizacje, które wprowadziły hybrydowy tryb pracy musiały przyzwyczaić się do wymiany informacji online, wideokonferencji i wykonywania zadań w trybie home office. Oprócz kwestii formalnych, zmieniły się także relacje między współpracownikami, którzy nie spędzają w przestrzeni biurowej już tak dużo czasu jak kiedyś. Aby poszczególne działy mogły prowadzić choć po części skuteczną wymianę informacji, w firmach zaczęto wprowadzać cykliczne spotkania zespołów i je nagrywać. Co jednak, jeśli niektórych informacji potrzebujemy już teraz i nie możemy czekać do kolejnego zebrania? I w dodatku współpracownik nie odbiera telefonu, nie odpisuje na maile?  

Aby uczynić wymianę informacji bardziej przejrzystą i szybszą, należy wprowadzić w firmie platformę komunikacyjną, która zniweluje chaos komunikacyjny. Przestrzeń tą stanowi intranet, a więc „wewnętrzna strona internetowa" organizacji. Z intranetu mogą korzystać wszyscy pracownicy firmy, którzy otrzymają odpowiednie uprawnienia. Treści dostępne w Intranecie dotyczą wszelkich spraw związanych z życiem firmy – od aktualnych ogłoszeń po niezbędne dokumenty.  

Intranet SharePoint Online dla Microsoft 365 

Intranet, w który wdrażamy w Systeo jest oparty o platformę SharePoint Online w ramach Office 365 lub Microsoft 365. Nasza oferta obejmuje konfigurację i przystosowanie środowiska oraz witryn SharePoint, tak aby zbudować efektywne narzędzie komunikacyjne łączące ze sobą wszystkie procesy wewnątrz organizacji. Podobnie jak inne tego rodzaju platformy również nasz Intranet jest zbudowany z modułów, które można dołączać lub dopasowywać funkcjonalnie do potrzeb organizacji. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o intranecie Systeo, zajrzyj tutaj.  

Wyżej wymienione rozwiązania usprawnią pracę działu personalnego w Twojej firmie, ale przyniosą mnóstwo korzyści także całej organizacji. Twoja firma posiada minimum trzy moduły Systeo? Zachęcamy do bezpłatnego wdrożenia Platformy Systeo365, która łączy w sobie funkcjonalność Intranetu, aplikacji dla działu personalnego (E-Wnioski Urlopowe, E-Karta Obecności), oraz działu administracji (Rezerwacja Biurek, Rezerwacja Salek Konferencyjnych, Rezerwacja Miejsc Parkingowych, Wniosek o zakup i Elektroniczny Obieg Dokumentacji).