W dobie cyfryzacji i nowoczesnych narzędzi wspierających procesy firmowe coraz trudniej wyobrazić sobie, że takie sprawy jak wnioski urlopowe są wykonywane ręcznie na drukowanych formularzach zanoszonych do przełożonego, a potem do działu kadr.
Na rynku jest obecnie sporo różnych narzędzi pozwalających obsłużyć ten obieg w trybie online. Większość tych narzędzi to nowoczesne aplikacje informatyczne pozwalają już w coraz bardziej przyjazny sposób wesprzeć takie przepływy jak zatwierdzenie planowanej nieobecności pracownika. Czy jednak to wystarczy? Czy elektroniczne wypełnienie wniosku i wysłanie go do akceptacji w dzisiejszych czasach rozwiązuje sprawę?
Nie ma się co oszukiwać. Ustawodawca nie ułatwia sprawy działom personalnym oraz kadr. Wprowadza coraz więcej różnych rodzajów nieobecności zarówno tych domyślnych jak i tych wynikających z dostarczonych dokumentów. Tworzy to coraz większy poziom komplikacji, który dla firmy zatrudniającej ponad 100 osób przy papierowych rozwiązaniach jest właściwie skazana na błędy w rozliczeniach należnych urlopów.
W naszych doświadczeń wynika, że główne powody zamieszania to, po pierwsze fakt, iż pracownicy często nie wiedzą jaki rodzaj urlopu na co im się należy. Urlop wypoczynkowy jest sprawą oczywistą, ale już takie sprawy jak urlop okolicznościowy, opiekuńczy to już wyższy poziom wtajemniczenia. Po drugie, pracownicy nie znają zasad wybierania niestandardowych urlopów. Nie wiedzą, że niektóry urlop okolicznościowy powinno się wybrać maksymalnie na 2 dni i to będących jeden po drugim.
W Systeo wypracowywaliśmy, aby nasza aplikacja Elektroniczne Wnioski Urlopowe 365 działała w sposób, który będzie wspierał każdą ze stron. Osiągnęliśmy nie tylko to, że wnioski można utworzyć z poziomu Teams, ale również to, że każdy pracownik widzi tylko te rodzaje urlopów, które mu przysługują i to w ilości zdefiniowanej na bazie parametrów zatrudnienia oraz dokumentów, które dostarczył. Co więcej nasze narzędzie będzie go prowadzić krok po kroku tak, aby wypełnił dany rodzaj wniosku zgodnie z jego założeniami.
Nasza aplikacja właściwie eliminuje możliwość wypełnienie wniosku niezgodnie z jego założeniami. Jest to bardzo istotne również dla samych przełożonych i akceptujących, którzy też często nie mają pełnej wiedzy na temat zmian i zasad, które wprowadza ustawodawca.
Dzięki tym rozwiązaniom naszym Klientom udało się zaoszczędzić mnóstwo czasu oraz czasem niemiłych nieporozumień na odkręcanie błędnie wypisanych, a później zaakceptowanych wniosków urlopowych.
Po tych wszystkich doświadczeniach związanych z nowymi rodzajami nieobecności, pracą zdalną oraz zmianami KP z pierwszej połowy tego roku, możemy śmiało powiedzieć, nasze rozwiązanie „daje radę”. Wcześniej jednak musieliśmy nasze „urlopy” zmienić z narzędzia służącego do akceptacji wniosków urlopowych na platformę zarządzającą nieobecnościami pracowników. Platformę, która sprawdza i pozwala na rejestr konkretnych nieobecności, która kontroluje poprawność wypełnionych wniosków oraz która pozwala na zdefiniowanie wszystkich zasad, które pojawiły się w tym obszarze.
Czy to pozwala nam powiedzieć, że nasza platforma w pełni obsługuje proces nieobecności pracowników niezależnie od formy zatrudnienia, etatu, dodatkowych świadczeń? Tak, obsługuje, a jeślibyśmy do niej dodali moduł wspierający rodzaj obecności – „e-Karta Obecności 365” - to w zasadzie mamy zaawansowane narzędzie obsługujące wszystkie zagadnienia z związane z tematem absencji i rodzajem pracy pracowników firmy.
Na koniec jeszcze tylko potwierdzę. Tak nasza platforma może się komunikować z innymi aplikacjami kadrowo-płacowymi. Tak, nasze rozwiązania można dopasować i dostosować do wewnętrznych regulacji w przedsiębiorstwie. Tak, mamy również moduł do oznaczania i rozliczania delegacji. Tak, wszystko to jest dostępne z poziomu MS Teams. Tak, nasze moduły mogą być połączone w jedną platformę, która może być dostępna w firmowym Intranecie.
Wszystkie osoby zainteresowane poznaniem naszych rozwiązań zapraszamy do wypełnienia formularza pod linkiem.