Intranet – strefa informacji dla Twojej firmy
W firmach codziennie przetwarzana jest ogromna ilość informacji. Wielokrotnie zdarza się jednak, że brakuje przestrzeni, w której zostałyby one uporządkowane. W konsekwencji powstaje duży chaos komunikacyjny, a wiele informacji nie dociera do odpowiednich osób. Sposobem na usprawnienie obiegu informacji w firmie, który jednocześnie będzie dostosowany do potrzeb współczesnego rynku pracy jest intranet.
Już od dłuższego czasu intranet sprawdza się nie tylko w dużych korporacjach, ale także w mniejszych firmach. Jak pokazują wyniki badań Akademii Leona Koźmińskiego platformy do komunikacji wewnętrznej pozwalają pracować znacznie szybciej i efektywniej. Intranet to cenne źródło danych i wiedzy dla pracowników oraz współpracowników danej firmy.
Intranet – czym właściwie jest?
Intranet to wewnętrzna sieć informacyjna, która wykorzystuje narzędzia webowe do stworzenia zintegrowanego systemu komunikacji w firmie. Intranet jest więc tak naprawdę „wewnętrzną” stroną internetową tworzoną dla określonej organizacji. Do Intranetu mają dostęp tylko upoważnieni użytkownicy, najczęściej pracownicy firmy. Użytkownicy mogą korzystać z Intranetu zarówno z biura, jak i pracując zdalnie w trybie Home Office. Treści dostępne w Intranecie dotyczą wszelkich spraw związanych z życiem firmy – od aktualnych ogłoszeń po niezbędne dokumenty.
Warto pamiętać o tym, że intranet to nie tylko produkt, ale także inwestycja na lata. Dlatego tak ważni są również użytkownicy, którzy będą na co dzień z niego korzystać. Intranet powinien być w pełni dostosowany do potrzeb danej firmy, aby ta wraz z narastającymi potrzebami, mogła go łatwo rozbudowywać i dodawać nowe możliwości. Tylko wtedy intranet faktycznie spełni swoją rolę – stanie się źródłem aktualnych informacji o firmie.
Jakie korzyści da Twojej firmie intranet?
Intranet przynosi mnóstwo korzyści zarówno pracownikom, jak i pracodawcom. W efekcie poprawia się funkcjonowanie całej firmy, a komunikacja wewnątrz organizacji staje się klarowna i bezproblemowa. Pozytywne skutki z wdrożenia intranetu można zauważyć zarówno podczas codziennej pracy, jak i długofalowych efektów.
Korzyści:
- Usprawnienie komunikacji wewnątrz firmy
Jako platforma komunikacyjna intranet to źródło informacji o firmie, najważniejszych wydarzeniach z życia organizacji oraz źródło wiedzy firmowej. Intranet pomaga także zacieśniać kontakty interpersonalne i ułatwia pracę grupową. Jest on kluczowy dla usprawnienia komunikacji i zarządzania zasobami.
- Wszystkie dokumenty w jednym miejscu
Intranet to także znakomite miejsce do gromadzenia, udostępniania i analizy wszystkich danych firmowych w tym finansowych, handlowych i kadrowych. Intranet gwarantuje sprawny obieg informacji oraz dokumentów z uwzględnieniem różnych ścieżek i poziomów akceptacji. Tym samym pracownicy zyskują dostęp do danych i zestawień, ułatwiających analizę i podejmowanie decyzji dotyczących organizacji.
- Oszczędność czasu
Posiadanie tak wielu dokumentów, informacji i danych w jednym miejscu wiąże się z dużą oszczędnością czasu zarówno pracowników, jak i kadry zarządzającej. Intranet eliminuje sytuacje, w których skrzynki mailowe są „zapchane" wiadomościami i trudno znaleźć w nich upragnione informacje. Czas na poszukiwanie wiadomości, dokumentów czy prób skontaktowania się ze współpracownikami może być wykorzystany na realizację kolejnych zadań lub rozmowy z kontrahentami.
- Koordynacja i planowanie zadań
Dobry intranet powinien zawierać mechanizmy ułatwiające koordynację i planowanie zadań pracowników. Jednocześnie pracownicy mają także większą możliwość samokontroli ich wykonywania. Kadra zarządzająca projektami może natomiast monitorować status zadań wszystkich pracowników w jednym miejscu oraz w łatwy sposób delegować kolejne.
- Udogodnienia dla pracowników
Dzięki intranetowi pracownicy zyskują wiele wygodnych narzędzi do realizacji spraw pracowniczych np. urlopy, karta pracy czy rezerwacja zasobów firmowych. Intranet zmniejsza także do minimum ryzyko wystąpienia „luki informacyjnej" w przypadku odejścia pracownika, a także umożliwia łatwiejsze wdrożenie nowo zatrudnionych osób. Dobra komunikacja wewnątrz firmy ociepla natomiast atmosferę w firmie i zacieśnia relacje między współpracownikami.
Jaki intranet wybrać dla swojej firmy?
Należy pamiętać o tym, że o efektywności intranetu nie decyduje liczba funkcjonalności, a dostosowanie do indywidualnych potrzeb firmy. Z pozoru ciekawe nowinki, które ostatecznie nie będą zbyt często używane przez pracowników wprowadzą tylko niepotrzebny chaos i sprawią wrażenie nadmiaru treści.
Intranet powinien stać się firmowym „medium społecznościowym", które umożliwi kompleksową komunikację i będzie źródłem wiedzy dla pracowników. W ramach tej wirtualnej przestrzeni użytkownicy powinni dzielić się opiniami i pomysłami, tworzyć wspólne treści i dzielić się informacjami o realizowanych projektach.
Bardzo ważna z perspektywy obecnego rynku jest mobilność. Upowszechnienie pracy hybrydowej sprawia, że to właśnie urządzenia przenośne stają się dla pracowników głównym narzędziem komunikacji z organizacją. Wdrożony w Twojej firmie system intranetowy powinien brać pod uwagę mobilność pracowników oraz pracę w trybie home office, która pomoże w szybszej realizacji zadań oraz reakcji na potrzeby klientów.
To, co może jeszcze bardziej ulepszyć firmowy intranet to dodatkowe narzędzia zintegrowane z platformą komunikacyjną. Mogą one umożliwiać rezerwację zasobów firmowych, wypełnianie wniosków o urlop czy realizację zakupów firmowych. Jeszcze większą zaletą będzie integracja intranetu ze znajomą platformą i środowiskiem, w której pracownicy poruszają się na co dzień.
Intranet SharePoint Online dla Microsoft 365
Intranet, w który wdrażamy w Systeo jest oparty o platformę SharePoint Online w ramach Office 365 lub Microsoft 365. Nasza oferta obejmuje konfigurację i przystosowanie środowiska oraz witryn SharePoint, tak aby zbudować efektywne narzędzie komunikacyjne łączące ze sobą wszystkie procesy wewnątrz organizacji. Podobnie jak inne tego rodzaju platformy również nasz Intranet jest zbudowany z modułów, które można dołączać lub dopasowywać funkcjonalnie do potrzeb organizacji.
Oferta Systeo to coś więcej niż tylko dodawanie witryn, stron i webartów. W ramach współpracy Twoja firma może liczyć na budowę struktury witryn odzwierciadlających strukturę firmy. Przeprowadzimy analizę struktury, przepływów oraz potrzeb komunikacyjnych. Na bazie tych informacji zaproponujemy dobór struktury witryn w firmowym SharePoint. Zbudujemy dodatkową funkcjonalność, która pozwoli zautomatyzować prace wewnątrz firmy np. wypożyczalnia samochodów firmowych, książek czy przeprowadzanie firmowych aukcji. Do intranetu możemy też dodać autorskie aplikacje firmy Systeo, które pozwalają usprawnienie procesów takie jak:
- Rezerwacje miejsc parkingowych
- Elektroniczny Obieg Dokumentacji
Zainteresował cię Intranet SharePoint Systeo? Zachęcamy do zapoznania się ze szczegółami oraz wypełnienia formularza kontaktowego, aby otrzymać wstępną propozycję budowy intranetu w Twojej firmie.